לא משנה אם הקשר הראשון עם שותף עסקי פוטנציאלי נוצר בטלפון, האם היה הסכם בעל פה, בפרקטיקה של מחזור עסקי יש מנהג לתמוך בתחילת מערכת יחסים עם מכתב רשמי עם הצעה לשיתוף פעולה.
הוראות
שלב 1
בחלק הראשון של המכתב, שאינו יותר מפסקה אחת, כתוב איזו חברה אתה מייצג, ובירך את הנהלת השותף הפוטנציאלי מטעמה. ראוי להשתמש בביטויים כמו "החברה שלנו מאחלת לך שגשוג עסקי", "מטעם חברה כזו ואחרים אנו מביעים את כבודנו אליך". הקפד לכלול את שם הארגון שלך. זכרו שבצורת דואר זבל, יותר מתריסר מכתבים מגיעים לכל חברה עם הצעה לכריתת הסכם, כך שהמוען צריך להבין מיד את הצעתה שנדונה.
שלב 2
בחלק הבא של המכתב, הזכרו לשותף הפוטנציאלי שכבר היו הסכמים מקדימים בין החברות שלכם על חוזה או שירות ספציפיים. אתה יכול להשתמש בביטויים כמו "בהמשך המשא ומתן שלנו …", "שקלנו את המשאלות שלך לגבי …". הבהיר לנמען כי הצעת שיתוף פעולה זו איננה סטריאוטיפית ובסיסית, כמו לכל הלקוחות, אלא פותחה במיוחד עבור חברה זו, ולוקחת בחשבון את כל התכונות של עסק מסוים זה.
שלב 3
בחלק הגדול ביותר של ההצעה, ציין אילו שירותים או סחורות אתה מציע, מה עלותם, זמן האספקה. המידע המוצג בטבלאות קל יותר להבנה. הציעו ללקוח מספר אפשרויות בעלות, כמות וכמויות שונות של השירותים הניתנים, כך שהוא יוכל לבחור את השילוב המתאים ביותר. הדגש את היתרונות שיקבל הלקוח באמצעות כריתת הסכם עם הארגון שלך. כאן תוכלו לציין הנחות, מבצעים מיוחדים לשותפים קבועים, אפשרות לכריתת חוזים למתן שירותים נוספים או אספקת סחורות אחרות בתנאים נוחים במיוחד.
שלב 4
הקדישו את החלק האחרון למשאלות ולמילות פרידה. השתמש בביטויים סטנדרטיים, למשל, "אנו מקווים לשיתוף פעולה מיטיב עם שניהם …", "איחולים …". הקפידו להירשם ולהשאיר את הקואורדינטות שלכם, כך שבמקרה של החלטה חיובית הלקוח לא יחפש מספר טלפון או כתובת דואר אלקטרוני שבהם ניתן לפנות אליכם.
