בעת קבלת הודעות משותף עסקי, רבים מנסים לענות לבקשה שהתקבלה במהירות האפשרית, כדי לא להשאיר את השותף מחכה. וזה נכון - במקרה זה לעיתים קרובות הזמן חשוב, שקשה להעריך אותו יתר על המידה. אך מבלי לחשוב יותר מדי על צורת התשובה, מעטים האנשים שחושבים שעל ידי כך זה יכול לפגוע במוניטין של החברה.
הוראות
שלב 1
ראשית, עיין בקפידה בשאלות המפורטות במכתב של הצד שכנגד. הכן תשובה קצרה לכל פריט, אם יש יותר מאחד. כעת המשך בתכנון מכתב המענה לבקשה. לשם כך, קחו את נייר המכתבים של החברה ועליו המודפס הלוגו ופרטי החברה. אם זה לא קיים, הקלד את כותרת האות, תוך ציון המידע הדרוש בה, באופן ידני. הצבת פרטים במכתב חשובה מאוד לשותף העסקי שלך. על ידי הצעתם בכל הודעה, אתה מציל אותו מהצורך לחפש אותם בערימת ניירות או קבצי מחשב בכל פעם, וכן מהצורך להגיש בקשה נפרדת לפרטים אם הוא מעוניין לערוך חוזה חדש. או לשלם חשבונית.
שלב 2
בפינה השמאלית העליונה, כתוב את פרטי הנמען של המכתב. כאן ציין את שם הארגון, את עמדתו של כותב הבקשה ואת שמו המלא. נהפוך הוא, בפינה השמאלית בחר את השורות למספר היוצא, שיוקצה למסמך עם ההרשמה, ואת התאריך. במקרה זה, שם המסמך אינו כתוב. התחל מיד על ידי התייחסות בשם ובפטרונימיקה, אחרי המילה "יקירתי". בחלק המהותי של המכתב, המילים הראשונות יהיו "בתגובה למכתב שלך, אנו מודיעים לך" (בקשה, דרישה וכו '). לאחר מכן, רשמו את כל התשובות שהוכנו נקודה אחר נקודה, תוך הקפדה על המספור הרציף שהיה באות המקורית.
שלב 3
בחלק האחרון, הביעו את בקשתכם, משאלתכם או דרישותיכם, וזכרו להקפיד על נימה מכובדת, סגנון כתיבה עסקי ולהיות קרוא וכתוב. סיים את האות במילים "בכבוד רב" וציין את שמך ותפקידך. בנוסף, כתוב כאן את מספר הטלפון שלך לצורך תקשורת ודואר אלקטרוני, אם ברצונך לקבל מכתב תגובה או הערות לאמור במכתב.
