הסמכת עובדים מאפשרת לראש המיזם לארגן את תהליך העבודה בצורה היעילה ביותר. הצורך לעבור הסמכה חשוב גם לעובדים, מכיוון שהוא מעודד אותם לשפר באופן שיטתי את כישוריהם. יש להזין מידע אודות הסמכה בפרוטוקול מיוחד.
טופס פרוטוקול
אין חוק או חוק עזר הקובעים צורה אחידה של פרוטוקול הסמכה לכל המפעלים והארגונים. לכן, הטופס נקבע על ידי ראש הארגון. הוא יוצר את "התקנות להסמכת עובדים", המכיל את כל המידע הדרוש אודות הליך ההסמכה, התנאים, ועדת ההסמכה וכן המסמכים הסופיים. חברות גדולות מפתחות ומזמינות טפסים מיוחדים למסמכים כאלה. יו"ר ועדת ההסמכה והמזכירה יכולים להתמנות על ידי ההנהלה או להיבחר, בהתאם לאמנת הארגון.
החובה לשמור על הפרוטוקול מוטלת על המזכירה. היו ר והמזכירה חותמים על המסמך.
מה כלול בפרוטוקול?
על הפרוטוקול להכיל את כל הנתונים המוזנים למסמכים כאלה. זהו מספר הפרוטוקול, תאריך ההסמכה, הרשימה והנתונים של בעלי הסמכה. שם המשפחה, השם הפרטי, הפטרונימי, עמדת המשתתף, מידע קצר על דוחו, שאלות שנשאלו אליו וכן תשובות הם חובה. אם הפרוטוקול הוא טבלה, תוכלו להכניס מידע על השתתפות העובד בתחרויות מיומנויות מקצועיות בטור נפרד. הפרוטוקול צריך להכיל טור מיוחד על תוצאות ההצבעה - כמה חברי הוועדה הצביעו "בעד", כמה "נגד". בדרך כלל אין נמנעים באירועים כאלה. בטור נפרד מוזכרת החלטת הוועדה האם כישוריו של העובד תואמים לקטגוריה זו או לקטגוריה זו או לא.
בחלק מהארגונים ההסמכה מתקיימת בכמה שלבים. לדוגמא, מורה צריך להראות שיעור פתוח. מידע על זה מוזן גם בפרוטוקול.
תהליך רישום פרוטוקול
עדיף להכין את טופס הפרוטוקול מראש. יש להזין לתוכו את המידע שלא ישתנה, כלומר התאריך, רשימת העובדים ונתוניהם האישיים. במוסדות רבים העובדים מספקים לוועדה עבודות הסמכה מראש, כך שניתן להיכנס לסיכום קצר גם לפני ישיבת הוועדה. העמודים להצבעה והחלטות הוועדה מולאים ישירות במהלך ההסמכה. ניתן לבצע שינויים בפרוטוקול עד לחתימתו על ידי היו ר. לאחר חתימת המסמך, תיקונים אינם מקובלים.
מסמכים אחרים
על פי הפרוטוקול, מילוי כרטיס ההסמכה של העובד. הנתונים על מועד ההסמכה והקצאת הסמכה מסוימת מועברים לשם. הכרטיס ממולא בדרך כלל בשכפול, אחד מחולק לעובד, והשני מוחזק במחלקת כוח האדם יחד עם פרוטוקול ועדת ההסמכה.
