כל פרוטוקול הוא מסמך פרוצדורלי, ולכן מוטלות עליו דרישות מסוימות. כל ענף חוק קובע את הצורך למסור עותק של הפרוטוקול לידי בעלי עניין. חובת הגשת העותק מוטלת על מי שערך את הפרוטוקול. לקחת או לא לקחת עותק של הפרוטוקול היא זכותו של האדם לגביו הוא נערך, אולם לעיתים קרובות נוכחותו של הפרוטוקול (העתקו) הופכת להיות הדרך היחידה לערער על חוקיות עריכתו.. לכן, אל תזניחו את ההזדמנות הזו.
הוראות
שלב 1
אם אתה האדם שלגביו נערך הפרוטוקול, אז בעת עריכתו עליך להגיש עותק ממנו. לעתים קרובות, פקידים מזניחים התחייבות זו, לכן עליכם להיות מודעים לכך שיש לכם את כל הזכות לדרוש שירות כזה. לעתים קרובות, דרישה כזו תורמת לעריכת פרוטוקול מוסמך ואמין מבחינה פרוצדוראלית, ובכך תוכל, במידה מסוימת, להבטיח את האובייקטיביות לביצועו.
שלב 2
כאשר מסיבה זו או אחרת לא קיבלת עותק של הפרוטוקול מיד עם עריכתו, יהיה עליך לנקוט בצעדים נוספים. על מנת לקבל עותק של הפרוטוקול, יש צורך לערוך בקשה בכתב המופנית לפקיד שהנפיק את הפרוטוקול, או לשם ראשו, עם בקשה לשלוח עותק ממנו לכתובתך.
ראוי לציין כי לעיתים תהליך זה של השגת עותק מורחב משמעותית בזמן, במיוחד כאשר הגורמים הרלוונטיים אינם מעוניינים יותר מדי לשלוח עותקים מחומרי התיק. על מנת להימנע ממצב זה, עדיף לערוך בקשה בשני עותקים, על אחד מהם (שנותר בידיים שלך) עליך לשים סימן לקבלת הבקשה על ידי האדם הרלוונטי.
שלב 3
במקרים שלמרות עתירתך לא הועבר לך העתק מהפרוטוקול, יש לך זכות לערער על הסירוב למסור העתק על ידי כתיבת הצהרה מקבילה לפרקליטות או הגשת כתב תביעה לבית המשפט. נקבע אותו נוהל במקרה של פקיד ששולח לכתובתך מכתב או החלטה לסרב למילוי הבקשה.
שלב 4
ככלל, כאשר הבקשה נשלחת על ידי האדם שבגינו נערך הפרוטוקול, אין כל בעיה להשיג עותק ממנו. מצב אחר הופך להיות שאתה פשוט אדם מעוניין ואתה זקוק לפרוטוקול שיאשר את עצם גיבושו. במקרה זה, נשלחת גם עתירה או מכתב, אולם בין היתר יהיה על המסמכים להצדיק, ובאופן משכנע למדי, את הצורך להשיג עותק ממנה.
