מסמכים הם חלק בלתי נפרד מכל ניירת בארגון או בארגון, בין אם זה פרטי או ציבורי. המסמכים ממולאים, ממוינים, נשלחים, מתקבלים וכו '. אם יש מספר מסמכים, פשוט צריך לערוך מרשם - זה לא רק יפשט את עבודתם של פקידים וקטגוריות אחרות של עובדים (כלכלנים, רואי חשבון וכו '), אלא גם עובדים של ארגונים אחרים, אם הם מקבלים את מסמכים שאתה שולח.
הוראות
שלב 1
אסוף את המסמכים הדרושים מקטגוריה אחת, כלומר מסמכים הקשורים לסוג אחד (המאשר עלויות ייצור, מסמכי קבלה / מכירה וכו '). אסוף תיעוד מנהלי בנפרד: פקודות, גזירות, פקודות. ממיין אותם לפי מחבר (פקודות של ראש הארגון, פקודות של מנהלי מחלקות וכו ').
שלב 2
צור תיקיות לאחסון מסמכים שכבר סודרו והגיש הכל בסדר כרונולוגי. ערוך מלאי של כל תיקייה. תן להם מספר מלאי.
שלב 3
צור טבלה המבוססת על המסמכים עם השדות המתאימים, וחלק את הגיליון לעמודות ושורות. חתמו על העמודות על פי מטרת המסמך ופונקציונליותו. יחד עם זאת, זכרו כי על המרשם להכיל מידע מקיף על המסמכים, כך שמסיבה זו או אחרת לא תצטרכו לפתוח את המסמך עצמו שוב ושוב וללמוד אותו מסיבה זו או אחרת. כך, למשל, על רישום המסמכים המאשר את ההוצאות שהוצאו לכלול את העמודות הבאות: מספר המסמך, שם, תוכן המסמך, הסכום וסימן בהחזרת המסמך.
שלב 4
בתורו, רישום המסמכים של בעלי המניות ב- JSC, JSC וכו '. חייב לכלול את הנתונים הדרושים לזיהוי כל האנשים הרשומים במרשם, קביעת זכויותיהם למניות, על קבלת הכנסה ממניות של אנשים הרשומים במרשם, איסוף נתונים על כל בעלי המניות, וכן מידע על קבלת כל ההודעות על פגישות ואירועים אחרים על ידם.
שלב 5
עליכם להיות מודעים לכך שכאשר מכינים מרשם מסמכים לנוחיותכם ולמהירות החיפוש בעתיד, יש צורך לשמור על כל הרשומות בסדר כרונולוגי.
שלב 6
רק אם רישום המסמכים נערך כהלכה, לא תצטרכו להשקיע זמן נוסף בחיפוש, תוכלו למצוא במהירות ובקלות את הנייר הדרוש לכם, לשלוח את הבקשה או ההודעה הנדרשים ופשוט לבצע את העבודה שלכם באיכות גבוהה.
