בביצוע כל סוג של עבודה עבור לקוחות, אנשי מקצוע רבים חווים קשיים כאשר הם מבינים שהלקוח צריך להיות מרוצה - והם אינם יודעים את דרכי הסיפוק הזה. לעיתים קורה שאפילו העבודה האיכותית ביותר משאירה את הלקוח לא מרוצה, ולכן כל בעל מקצוע צריך לדעת את כללי התקשורת עם הלקוחות, אשר משליכים אותם למבצעי העבודה, מה שאומר שיש להם תגובה חיובית להזמנה שהושלמה.
הוראות
שלב 1
כשאתה חותם על חוזה עם לקוח, גלה שמחה אמיתית. הגישה החיובית שלך לשיתוף פעולה תועבר ללקוח, והוא, גם כן, יהווה גישה חיובית כלפי עבודה עתידית. תרגם את מצב הרוח הטוב של הלקוח לכיוון שאתה זקוק לו - כלומר בדיון בונה ורציונלי בפרויקט העתידי.
שלב 2
בתהליך של סיום העבודה, הודיעו תמיד ללקוח שלכם על התקדמות העבודה בהזמנתו. חשוב מראש על דרכי ההודעה ודון בהן עם הלקוח, ובחר את השיטות הנוחות ביותר עבורו (זו יכולה להיות שיחת טלפון, דואר אלקטרוני וכן הלאה).
שלב 3
יתכן ויהיה צורך לשנות מעט את המושג במהלך העבודה, ויש לדון בכך גם עם הלקוח. כל השינויים בפרויקט צריכים להתבצע בהתאם לרצונותיו - זה יקטין את הסיכון שהלקוח יהיה בסופו של דבר לא מרוצה.
שלב 4
הקשב היטב לאילו רגשות הלקוח חווה, כיצד הוא מגיב לדבריך על תהליך העבודה הנוכחי. שיקף את הרגשות הללו כך שללקוח תהיה תחושה שהוא קשור איתך נפשית.
שלב 5
לדעת את מזג הלקוח שלך, דווח על חדשות מסוימות, כולל בהתנהגותך ובקולך לפחות 10% מהתגובות הטמונות בלקוח. אם הייתה טעות בפרויקט, או אם איחרת לסיים את העבודה בזמן, הראה ללקוח שאתה באמת נסער כדי שהוא או היא רוצים להרגיע אותך - אז אתה לא צריך להרגיע את הלקוח.
שלב 6
אם הלקוח מבצע שינויים בפרויקט, גם אם הם מורכבים, אל תגלה את חוסר הוודאות שלך - תן ללקוח להרגיש שאתה מבין הכל ושאין לך שום קשיים במשימה שלו. כשאתה מבטיח ללקוח, ודא שאתה מבין את זה נכון ואז זכור לקיים את ההבטחה.
שלב 7
לפחות לנסות לפעמים למלא את ההבטחה העודפת - למשל למסור את העבודה מוקדם יותר ממה שסוכם. התמקד בתשומת ליבו של הלקוח במה שהשגת בעבודה.
שלב 8
כמו כן פתרו בעיות לפני המועד או בבירור בזמן, לאחר שהגזמנו בעבר בקנה מידה ובהיקף ההשלכות שלהם מול הלקוח, כך שתוצאת העבודה שבוצעה נראית ללקוח חמורה וקשה יותר.
