אחסון נכון של תיעוד ימנע בעיות במציאת החוזים הנכונים. לאחר שבזבזנו מעט זמן בהגשת ניירות ערך, תהיו בטוחים כי הנחוצים תמיד יהיו בריאים ושלמים.
הוראות
שלב 1
כדי למצוא את המסמך הדרוש לך בקלות, הכין ספר הנהלת חשבונות. תן לחוזה מספר והזן אותו במחברת זו. בנוסף למספר הסידורי, רשמו את תאריך כריתת החוזה. השורה בכתב העת צריכה להיראות כך: 1. חוזה מס '987DL מיום 23.03.2010. לצד, בהערות, ציינו את מהות החוזה, אם נדרש לפי סגנון הארכיון הארגוני.
שלב 2
צור עבור כל ישות משפטית, אם ישנם כמה מהם בארגון, רישום מסמכים משלו. השתמש בסמלים קונבנציונליים כדי לציין אותם. לדוגמה, הזן את החוזים של LLC "תמונות מצחיקות" בשם 987ВК. והחוזים מ- OJSC "Murzilka" מסמנים 987M. הקצה מספרים אך ורק על מנת למנוע בלבול.
שלב 3
הגש את החוזה לתיקיה רק לאחר שהוא עבר את כל שלבי האישור, נחתם על ידי המנהלים הכלליים של שני הצדדים, וכל החותמות הונחו. בחר קלסרים בכריכה קשה כדי לשמור על בטיחות המסמכים שלך. צור תיקיה נפרדת לכל ישות משפטית.
שלב 4
כדי להכניס את החוזה לקלסר, הסר בזהירות את מהדק הנייר המחבר בין הגיליונות. אגרוף חורים חדשים בעזרת אגרוף חור. הכנס את המסמך לתיקיה ואבטח אותו עם קנוני מתכת. הפרד חוזה זה מזה עם דף A4 ריק.
שלב 5
יש דרך נוספת לארכיב מסמכים. רכשו סט קבצים שקוף. הניחו כל חוזה בכריכה נפרדת ואבטחו אותו בתיקייה.
שלב 6
אל תכניס יותר מדי חוזים לתיקייה אחת - הסדינים עשויים להתקמט. הקלסר אמור להיסגר בקלות כדי שהנייר לא יציץ החוצה.
שלב 7
הניחו מדף נפרד על המדף לאחסון תיקיות עם מסמכים. בסוף הקלסר ציין את השנה והישות המשפטית שלגביה נערכים החוזים. בדרך זו תוכלו למצוא במהירות את החוזים הדרושים לכם, במידת הצורך.
שלב 8
אין צורך לשמור תיקיות עם מסמכים שהסתיימו לפני שלוש-ארבע שנים. שים אותם בקופסאות קרטון צפופות, חותם על השנה ועל הישות המשפטית שבבעלותו החוזה. שלחו את החבילות למחסן. מצא אזור אחסון יבש. לחות יכולה להרוג ניירות ערך.
