זרם הוא מסמך רשמי הדרוש כדי לתעד במדויק את המתרחש במהלך הדיון. כעת הפרוטוקולים נשמרים גם בישיבות עסקיות ובמשא ומתן. מסמך זה מכיל תיעוד עקבי של כל הנושאים עליהם דנה הוועדה וההחלטות המתקבלות בסדר כרונולוגי. אם אי פעם תצטרך להתמודד עם רישום עצים, אז זכור כי הכנת מסמך זה מתבצעת בכמה שלבים.
הוראות
שלב 1
הַדְרָכָה. רשום את כל המשתתפים בפגישה, ציין, במידת האפשר, בסדר אלפביתי, את שמותיהם, עמדותיהם. עליכם לשקף מידע כזה בפרוטוקול באופן מדויק ככל האפשר, ללא הקיצורים הרגילים.
שלב 2
שיטות לעריכת פרוטוקול. הכל תלוי באופן המקובל להקליט מידע על ישיבות הוועדה בארגון או בחברה מסוימת: או שמדובר בהסטנוגרפיה, או בהקלטת סאונד, או בהערות בכתב יד. בהתאם לכך, יהיה עליכם לערוך פרוטוקול, לתמלל תמליל או הקלטת סאונד, בתוספת התוכן המופשט של הדיווחים שעל סדר היום.
שלב 3
הפרוטוקולים שלמים ותמציתיים. אם לא הוזהרתם מראש לגבי איזה פרוטוקול מדגם מאומץ בארגון, תוכלו להחליט בעצמכם מה יהיה נוח יותר.
שלב 4
בעת עריכת פרוטוקול מלא, יהיה עליכם לתעד את כל הנאומים והדיווחים, המאפיינים כל אחד מהם לפחות עבודת גמר. והפרוטוקול הקצר מספק רק הקלטה של שמות הדוברים ונושאי נאומיהם.
שלב 5
רישום הפרוטוקול. במסמך כזה יש לציין את שם הארגון, התאריך המיידי לפגישת הוועדה, מספר רישום, חתימות. אלה הדרישות הבסיסיות של GOST. ללא מידע זה, הפרוטוקול נחשב כלא חוקי ולא תקף.
שלב 6
שים לב כי יש עדיין מבוא וחלק עיקרי בטקסט הפרוטוקול. חלק המבוא זהה לדקות מלאות וקצרות, ושמות המזכירות השומרות על הפרוטוקול ויו"ר הוועדה, כמו גם המספר הכולל של המשתתפים בישיבה, מצוינים בו. אנשים שאינם חברים רשמיים בוועדה, אך נוכחים, בכל זאת בפגישה, מסומנים בפנצ'ר כ"מוזמנים ".
שלב 7
לאף פרוטוקול אחד יש כוח תיעודי עד שהוא חתום על ידי המזכיר והיו ר. זהו תנאי מוקדם.
