רישום מסמכים הוא תהליך המתבטא בתיקון אישורים לגבי מסמך ספציפי כאשר הוא נשלח, מתקבל, נוצר. נכון לעכשיו, משתמשים ביומן, בכרטיס ובצורות אוטומטיות של רישום מסמכים.
רישום פנימי של מסמכים הוא חלק בלתי נפרד מפעילותו של כל גוף ממלכתי או עירוני, מוסד, ארגון מסחרי או יזם יחיד. בפועל, תהליך זה מסתכם בתיקון מידע בסיסי אודות המסמך בפורמט מיוחד המשמש לרישום פנימי.
במקרה זה, לא רק מסמכים נכנסים ויוצאים כפופים בדרך כלל לרישום פנימי, אלא גם ניירות שנוצרו בארגון עצמו (למשל, חוזים עם צדדים נגדים). האחריות לרישום המסמכים מוקצה לעיתים קרובות למזכירה או לפקיד; בארגונים גדולים נוצרות מחלקות שלמות כדי לייעל את התהליך הזה.
מהן צורות הרישום הפנימי של מסמכים?
הצורה הנפוצה ביותר של רישום פנימי של מסמכים היא עדיין רישום היומן. במקרה זה, מידע על המסמכים מוחזק לכתב עת מיוחד המחולק למספר טורים. הקפידו להזין נתונים על תאריך קבלתו, שליחתו או יצירת המסמך, נרשם מספר הרישום שלו, שמו ותיאורו הקצר.
טופס חלופי הוא רישום כרטיסים של מסמכים, שבו מידע על כל מסמך מוכנס לכרטיס נפרד, הכללים למילוי מאושרים מראש. לבסוף, הטופס המתקדם ביותר נחשב לרישום מסמכים אוטומטי, מה שממזער את הניירת.
מה הצורה הנוחה ביותר לארגון?
ניתן להשתמש ביעילות בצורת היומן של רישום מסמכים בארגונים קטנים, כאשר מומחה אחד אחראי ליישום ההליכים הרלוונטיים. החיסרון בטופס זה הוא שלא ייתכן שמספר עובדים יעבדו במקביל על רישום המסמכים, ולכן הוא אינו מתאים לחברות גדולות. בנוסף, בנוכחות מספר כתבי-עת של רישום מסמכים (למשל במחלקות שונות), לעיתים קרובות נוצר בלבול עם נתוני הרישום שלהם.
חסרונות אלה מתגברים באמצעות טופס כרטיס הרישום הפנימי, המאפשר לך לרשום במהירות וביעילות מידע על כל מספר מסמכים. אם מטרת החברה היא למזער את הניירת, אז מומלץ להשתמש בטופס רישום פנימי אוטומטי, שידרוש תוכנה מיוחדת.
