פגישה היא פגישה של מעגל צר של נציגים מורשים, מומחים מובילים, קבוצת עבודה, המוקדשת לפתרון כל נושא דחוף. זו ישיבה מיניאטורית, ולכן יש לישיבה יושב ראש משלה - האדם שיוביל אותה.
הוראות
שלב 1
הפגישה יכולה להיערך בצורה מתוכננת בקביעות מאושרת, או להיאסף באופן ספונטני בכדי לפתור נושאים עכשוויים שנצברו או נסיבות פארסה עליונה. בכל מקרה, בפגישה מכהן גורם רשמי שמונה רשמית לתפקיד זה. למעשה, הפגישה נערכת במטרה לתת למומחים אפשרות להביע את דעתם בנושא מסוים ולקבל החלטה קולגיאלית.
שלב 2
יש ליידע את כל מי שצריך להיות נוכח בפגישה, את סדר יומה: הנושא ורשימת הנושאים המצריכים דיון, וכן את זמן ומקום הפגישה. ניתן לעשות זאת באמצעות הודעות טלפוניות או באמצעות הודעות משפטיות. ככלל, נקבע הרכב המשתתפים בפגישות, המוסמך לטפל בנושאים ספציפיים. לכן, בפגישה חייב להיות מניין שמבטיח את הלגיטימיות של ההחלטות המתקבלות בה. לפני תחילת הפגישה יש להשלים רשימת רישום של משתתפים. אם יש מניין, ניתן להתחיל את הפגישה.
שלב 3
על מנחה הפגישה לפתוח אותה בנאום היכרות, המציין את הנושא ומפרט את הנושאים שיש לפתור, ולסגור את הפגישה, תוך סיכום תוצאותיה. זכותו לתת את הדיבור לדובר הבא, להעלות שאלות להצבעה ולהודיע על ההחלטות שהתקבלו. כמו כן, הוא מחויב לשמור על הסדר במהלך ניהול הפגישה ולהוציא פקודות על פי סדר התנהלותה.
שלב 4
זכותו הבלתי מעורערת של המגיש היא גם סיום ההקלטה של המעוניינים לדבר, תוך הגבלת זמן נאומם ומספר ההצהרות באותו נושא. אם צו הפגישה וכללי הפגישה מופרים, המנחה רשאי להפריע או לסגור את הדיון ולסגור או להשעות את הפגישה.
שלב 5
במהלך הפגישה, על המנחה לוודא את השלמת הפרוטוקול, אשר נערך במהלך ותוצאות הפעולה הניהולית הזו. הפרוטוקול מיועד לתיעוד ולארגון הדיון הקולגיאלי בנושאים ובהחלטות שהתקבלו.
