מתכננים, פגישות ופגישות הם חלק בלתי נפרד מתהליך העבודה. המשימה העיקרית שלהם היא לנתח באופן קולקטיבי כל מצב שירות. המשתתפים בישיבות העבודה יכולים וצריכים לדבר באופן פעיל, לדון בפרטים ולהציע פתרונות לבעיות. כדי שהפגישה תהיה יעילה, על המארח להקפיד על כללים מסוימים.
נחוץ
- - סדר יום;
- - כללי הפגישה;
- - פרוטוקול הפגישה.
הוראות
שלב 1
למד את הסימנים המרכזיים לפגישה יעילה. מעטים מהם: 1. לפגישה יש מטרה ספציפית; 2. המארגן עשה את כל עבודות ההכנה הדרושות; 3. בפגישה משתתפים רק עובדים מתעניינים שקשורים ישירות לנושאים הנדונים; 4. הדיון אינו חורג מהנושא העיקרי; כתוצאה מהפגישה נקבעו תוכניות מיידיות וקיבלו הוראות ספציפיות לעובדים. על כל הנושאים הללו יש לפקח באופן אישי על ידי המנהל, במיוחד אם הארגון טרם הקים מנגנון לקיום פגישות אפקטיביות.
שלב 2
גיבשו את הנושא המרכזי של הפגישה. זה צריך להיות רלוונטי ומובן לעובדים. חשוב מאוד שלפגישת העבודה תהיה מטרה ספציפית: לפתח תוכנית אירועים, לאשר החלטה, להעלות רעיון וכו '. לדוגמה, אתה לא צריך לדבר על המשבר הכלכלי העולמי אם לסוכנות המודעות שלך היו פחות לקוחות. במקרה זה, יש להקדיש את הפגישה להרחבת מגוון השירותים ולשינוי מערכת ההנחות.
שלב 3
הכן סדר יום ישיבות מפורט. ציינו בו את הנושא המרכזי, השאלות המתוכננות לדיון, שמות הדוברים, הרכב המוזמנים, תאריך, שעה ומקום האירוע. על כל פריט בסדר היום לפרט את הנושא העיקרי של הפגישה, לשקף היבט כלשהו בו. ניתן לקבץ שאלות על פי העיקרון "מפשוט למורכב", או לפי סדר אנליטי - "המצב הקיים - מקורותיו - פתרונות אפשריים."
שלב 4
צרף את ציר הזמן של הפגישה לסדר היום. קבעו בו את הזמן לדוברים המרכזיים, למידע מהדברים השותפים, לבירור שאלות ולדיון. ערכו לוחות זמנים אפילו לפגישות שירות קטנות. זה ילמד את עצמך ואת העובדים שלך להעריך זמן עבודה, לעמוד בלוחות זמנים ולהביע מחשבות בצורה ברורה ונקודה.
שלב 5
הכירו את העובדים לסדר היום מראש. שלח אותו באמצעות דוא ל ארגוני או חלק לכל מי שאתה מזמין לפגישה. בקש מכולם להתכונן לדיון. הדגש את מה שאתה מצפה מכל משתתף בהצעה במסגרת יכולתו.
שלב 6
התחל את הפגישה בשיחה קצרה משלך. תוך 3-5 דקות ספר על הסיבה שהביאה אותך לארגן פגישה זו ואת התוצאה שברצונך להשיג. לאחר מכן הכירו את המשתתפים לסדר היום ולוח העבודה.
שלב 7
הובילו את הדיון. שמרו על דיון ידידותי אך בונה. עודד כל משתתף בפגישה להביע את דעתו, פנה ל"דומם "בשאלות אישיות הדורשות תשובה מפורטת. ניסיונות טקטיים אך איתנים להסיט את השיחה מהנושא המרכזי. סכם את סיכומי המשנה לכל שאלה.
שלב 8
בסוף הפגישה, השמיע שוב את ההחלטות וההנחיות שניתנו לעובדים. וודאו שכל המשתתפים מבינים את המשימות שלהם וזוכרים את מועדי היעד שלהם. רשום נקודות חשובות בפרוטוקול. שלח עותק ממנו למומחים האחראים לביצוע ההזמנות, כמו גם לעובדים המעורבים ביישום ההחלטות שהתקבלו.
