בעידן של מספר עצום של יישומים להכנת רשימות מטלות, אנשים רבים עדיין מעדיפים את גרסת הנייר של רשימות ToDo כאלה, אך ככלל הם מתמודדים עם מספר בעיות בקשר לגיבוש נכון של משימות.
כשעושים רשימה נוספת של דברים שצריך לעשות במהלך היום, אנשים מתמודדים עם שתי בעיות. במקרה הראשון הם מתארים את המשימה בקצרה רבה ומשמיטים אפילו את הפרטים הדרושים. במקרה השני, התיאור מתגלה כמפורט ללא צורך, מלא בפרטים, אך עצם המשימה בורחת. אז איך מוצאים איזון בין קיצור לתוכן מידע יעיל?
הדבר הפשוט ביותר הוא לבנות את המטלה כאילו אתה כותב אותה לא לעצמך, אלא למישהו שאתה מכיר. התיאור צריך להיות קצר ומובן למדי. בעת קביעת משימה, המחשבות הקשורות למשימה זו היו עלינו לגמרי וכתוצאה מתיאור מפורט מדי או קצר מדי, המשמעות הופכת להיות בלתי נגישה עבורנו - אחרי הכל, אנו שוכחים כמעט את כל מה שחשבנו עליו זמן קביעת המשימה. חשיבה על האצלת משימות מאפשרת לך לפתור בעיה זו.
התחל לתרגל הגדרת בעיות נכונה כעת. תארו לעצמכם משימה שעליכם לבצע מחר, ורשמו אותה כדי שמישהו אחר יבין מיד על מה מדובר. ההצהרה על הבעיה צריכה להיות ברורה, תמציתית ולכלול רק פרטים חיוניים, שהם חיוניים - כל השאר אפשר להזניח. בנוסף, שונות מסוימת של המשימה תאפשר לך לא להרגיש קשורה למסגרת נוקשה, אשר ממלאת תפקיד פסיכולוגי חשוב.
