מכתב עסקי משמש בחברות בעת תקשורת עם שותפים, ספקים, עובדים, לקוחות. למסמך זה תפקיד חשוב ביצירת תדמית חיובית של החברה. לכן, יש צורך להרכיב מכתב עסקי בצורה נכונה, מוכשרת, ברורה, כמו גם בפשטות ובקלות. זה צריך להיות אינפורמטיבי ולשאוף למטרה שהארגון צריך להשיג מהמקבל. כדי להבין מהו מכתב עסקי, עליך לבחון מקרוב את מבנהו.
בפינה הימנית של המכתב העסקי שלך, שים את לוגו החברה שלך. אם אין לחברה את זה, כתוב את שם הארגון, כמו גם את כתובתו החוקית ופרטי החובה, אשר, ככלל, כלולים על הבול. מדובר ב- TIN, KPP, חשבון שוטף, חשבון כתב, BIK ומידע אחר אודות החשבון והבנק בו הוא נפתח.
לאחר לוגו החברה וחותמתו, הזן את הנתונים האישיים של הנמען אם המכתב העסקי נשלח לאדם ספציפי. כאשר המסמך מופנה לחברה, כתוב את שמו, כתובת המיקום.
באמצע הסדין עליך לכתוב ערעור למקבל. אם המכתב מופנה לאדם ספציפי, כתוב למשל כך: "פטר אפרמוביץ 'היקר!" כאשר נשלח מכתב לחברה, האפשרות הבאה אפשרית: "שותפים יקרים!" שים לב שכאשר פונים אל הנמען, לא ניתן לקצר מילים. אם המכתב אישי, אתה יכול לכתוב אותו כך: "יורי אלברטוביץ 'היקר!"
בגוף מכתב עסקי, ראשית כתוב את האירועים שהפעילו סיטואציה מסוימת. לאחר מכן ציין את מטרת המכתב. שקול היטב חלק זה במסמך. ברור, בקצרה, בשפה נגישה, כתוב תביעה, הזמנה, בקשה, הצעה, תגובה, ברכה, בקשה או מטרה אחרת שהביאה אותך לכתוב את המכתב.
ואז סיכם את המכתב העסקי, כלומר כתוב את התוצאה שברצונך לקבל מהמוען. אם אתה, למשל, מזמין את בן / בת הזוג שלך להצגת סחורה, עליך לציין את הדברים הבאים: "אנו מקווים שתבקר בתערוכה, בחר את המוצר הנכון."
במקרים מסוימים מצורפים מסמכים למכתב העסקי. אם אתה מזמין, למשל, את בן / בת הזוג שלך לתערוכה, הקפד להציג בפני הנמען הזמנה לאירוע זה.
השלם נכון את המכתב העסקי שלך. מקובל בדרך כלל שאתה צריך לכתוב את המילים: "בכבוד רב …", ואז לציין את הנתונים האישיים ואת אנשי הקשר של האדם מטעמו נרקם המסמך.
