נימוסים עסקיים מרמזים על הכנה נכונה של התכתבות בכתב. ואם התבניות והכותרות של מכתבים עסקיים ערוכים בצורה די סטנדרטית, אז לא מוקדשת מספיק תשומת לב לחתימות בהתכתבות. על מנת שהמוען יפענח נכון את הודעתך, למכתב העסקי יש תוקף משפטי, יש צורך להציג נכון ובצורה נכונה את הפקיד בסוף המכתב העסקי.
הוראות
שלב 1
יש להדפיס מכתבים רשמיים על גבי טופס מיוחד העומד בתקן. בחלק העליון של דף הנייר צריכים להיות אלמנטים קבועים: ראש המכתב (שמה המלא והקיצור של החברה השולחת, כתובת הדואר והמשפט שלה, מספר טלפון ופקס, אתר), ואז מופיע הטקסט הראשי, להלן - חתימת האחראי.
שלב 2
שדה החתימה ממוקם בפינה השמאלית התחתונה, ממש מתחת לטקסט המכתב העסקי. לפני השורה לחתימה, ציין את כותרת המיקום של החותם על המכתב ואת תמליל השם המלא. בשל העובדה שמכתבים עסקיים נמשכים תמיד על גבי נייר המכתבים של המוסדות, אל תציין את שם הארגון עצמו בחתימה. לדוגמא: מנכ"ל חברת הטלוויזיה והרדיו, חתימה … ע.פ. סידורוב ".
שלב 3
לעיתים נדרש לשים שתי חתימות או יותר מתחת למכתבים עסקיים אם נדרש לאשר את תוקף החתימה הראשונה או במסמכים חשובים במיוחד (מכתבים בנושאי כספים ואשראי חייבים להיות מאושרים על ידי חתימת רואה החשבון הראשי של מִפְעָל). הצב את החתימות זו בזו ברצף המתאים לוותק התפקיד - מהגבוה לנמוך, למשל: מנהל המחלקה, חתימה … P. V. טרופאריון
רואה חשבון ראשי, חתימה … TS סובנקו.
שלב 4
אם על המכתב להיות חתום על ידי מספר אנשים המחזיקים באותם תפקידים / שווים, הצב את חתימותיהם באותה רמה, למשל: ראש מחלקת הכספים, חתימה … ת.פ. איבנוב, ראש משאבי אנוש, חתימה … ק.ו. פטרוב.
שלב 5
אם במעמד החתימה על המכתב העסקי, אין פקיד שעבורו הוכן המקום בטופס הטיוטה, הזכות למסמך להיחתם על ידי מי שמשמש כסגנו. ציין את המיקום האמיתי של האדם שחתימתו תהיה במכתב ("ממלא מקום" או "סגן") ושם משפחתו. אינך יכול לחתום על מכתבים עסקיים באמצעות מילת היחס "עבור" או קו נטוי קדימה מול העמדה.
שלב 6
על כל עותקי המכתבים העסקיים, שנשלחו ונשארו לצורך הגשתם בתיקי הארגונים, חתימותיהם המקוריות של גורמים אלה. החתימה המקורית על המסמך (ומכתב עסקי הוא מסמך משפטי) היא הדרך העיקרית לאישורו. אם אין חתימה אחת על מכתב רשמי, אין לה שום תוקף משפטי.
