כיום, מכתבים הם נחלת העבר והופכים לנדיר. אך זה לא חל על התכתבות עסקית. מכתבים עסקיים הם מסמכים רשמיים. בעזרתם נוצרים אנשי קשר, הם מתעדים את כל שלבי היחסים העסקיים. והיכולת לכתוב מכתב עסקי מדברת על כישוריו של היריב בפרט ושל המשרד בכללותו.
הוראות
שלב 1
השתמש בנייר מכתבים של החברה לכתיבת מכתבים עסקיים. לא משנה אם המכתב כתוב על נייר או בצורה אלקטרונית, עליו להיות בעל הלוגו של החברה השולחת. כמו כן, הטופס חייב להכיל את כתובת הדואר של החברה, טלפונים ומספרי פקס, דואר אלקטרוני וכתובות אתר.
השאירו את השוליים - בצד שמאל שלושה סנטימטרים, בצד ימין סנטימטר וחצי. השדות נדרשים כדי לאגד את המכתב לתיקיית ארכיון.
שלב 2
היצמד לסגנון כתיבה רשמי. מכתב עסקי צריך להיות חד משמעי ולא להיות כפוף לפרשנויות מרובות. על המייל לכלול את נושא המייל. אל תשתמש בסמלי הבעה בהתכתבויות עסקיות.
אם זהו המשך ההתכתבויות, השאר את המכתב שאליו אתה כותב תגובה בצורה של הצעת מחיר. אתה יכול לצטט את המכתב לא בשלמותו, אלא רק את אותם שברים שאתה משיב. זה יבהיר את הקשר בין מכתבו לתשובתך ליריבך.
שלב 3
התחל את מכתבך בכתובת מנומסת, למשל: "פטר איבנוביץ 'היקר!" הערעור נמצא במרכז העמוד. השם כתוב במלואו, השימוש בראשי תיבות אינו מקובל כאן.
לאחר הערעור נובע חלק מבוא, בו מנוסחת בקצרה מטרת המכתב. החלק הבא של מכתב עסקי הוא החלק העיקרי, שבו הסיבות לכתיבת המכתב, השאלות והדרכים לפתרונן מצוינות ביתר פירוט. המכתב מסתיים בסיכום ופנייה לנמען עם הצעה ספציפית או הצהרה על מה בדיוק אתה מצפה מהמוען לפתור את הבעיה.
שלב 4
היה נכון בחלק האחרון. אל תקבל החלטות עבור הנמענים שלך. עדיף להביע את התקווה שהבעיה תיפתר בצורה הטובה ביותר לדעתך.
זה נחשב לא מוסרי למהר את הנמען באמצעות המילים "דחוף" ו"מיד ". השתמש בטופס הנכון: "אני מבקש שתתן תשובה בזמן כזה ואחר."
החתימה במכתב העסקי חייבת להיות רשמית. לדוגמא: "בברכה, סרגיי וסילייביץ 'איבנוב."
כלול את שם התפקיד שלך, שם החברה ופרטי הקשר שלך בחתימה שלך. אם המכתב העסקי מכיל קבצים מצורפים, חייבת להיות אינדיקציה לכך מול החתימה.
