תמצית מספר העבודה נעשית על ידי עובד בשירות כוח האדם בארגון על בסיס פנייה בכתב מהעובד תוך שלושה ימי עבודה. הוראה זו מעוגנת באמנות. 62 לחוק העבודה של הפדרציה הרוסית, וכן סעיף 7 לתקנון אחזקת ואחסון ספרי עבודה, הכנת טפסים של ספרי עבודה ומסירתם למעסיקים, שאושרו על ידי ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 04.16.2003 מס. 225 "על ספרי עבודה".
התמצית רושמת על נייר המכתבים של הארגון, אם יש כזה, ויש לאשר אותה בחתימת הראש וכן בחותמת הארגון. על התמצית להכיל את המידע המצוין בשער, כמו גם בסעיפים "מידע על היצירה" ו"מידע על הפרס ". תמצית מספר העבודה ניתנת לעובד ללא עלות.
בעת אישור התאמת התמצית למקור ספר העבודה, מתחת ל"חתימה "הנדרשת, מונחת כתובת הסמכה המורכבת מהאלמנטים הבאים: הכיתוב" נכון "; עמדתו של האדם המאשר; חתימה אישית של האדם המאשר; פענוח החתימה (ראשי תיבות, שם משפחה); תאריך הבטחה. הארגון רשאי להשתמש בחותם המיוצר במיוחד עם הטקסט "נכון. מפקח משאבי אנוש _ "או טקסט דומה אחר. אך גם אם יש חותם, יש להדביק את חתימת האישור ביד. החותם והחתימה של הפקיד המוסמך הם עדות לנכונות התמצית מספר העבודה. ההצהרה מכילה גם את תאריך ההנפקה והערה כי המסמך המקורי נמצא במפעל, במוסד הנתון.
