תמצית מהפרוטוקול היא תכונה הכרחית של זרימת העבודה של כל ארגון. בעל כוח משפטי הדומה למסמך המקורי, על התמצית להכיל את כל הפרטים הדרושים. בהכנת המסמכים הרלוונטיים, יש לשים לב לפרטים.
ככלל, הדרישות לביצוע תמציות מהפרוטוקול נקבעות בכל מפעל בהתאם לכללים הפנימיים של מחזור העסקים. עם זאת, ישנן נורמות מקובלות לגבי אופן עריכת מסמך זה.
תמצית מהפרוטוקול היא העתק מדויק של טקסט המסמך המקורי בנושא ספציפי. לפיכך, תמצית מפרוטוקול האסיפה חייבת לכלול את שם הגוף המנהל, שהישיבה הוקלטה. ככלל, מידע זה מצוין בכותרת המסמך. כאן שונה סוג המסמך "פרוטוקול" ל"חלץ מהפרוטוקול ". בחלק מהמקרים הכתובת "הצהרה" מוצגת בפינה הימנית העליונה של המסמך.
בנוסף, על מנת לשמור על כוחו המשפטי של המקור, על התמצית מהפרוטוקול להכיל מידע:
- תאריך, מקום ושעה לפגישה;
- מידע על הימצאות מניין לקבלת החלטות;
- מידע על האדם הממלא את תפקידיו של הקצין המנחה;
- מידע על האדם הממלא את תפקידי המזכירה.
סדר היום של הפגישה מצטמצם לנושא ספציפי שמכינים אליו תמצית. כמו כן, כל השברים הקשורים לדיון בסוגיות צד ג 'אינם נכללים במסמך.
השיקול של הנושא העומד על סדר היום, עליו מכינים את התמצית, ניתן בדיוק עם המספר הסידורי, הניסוח, מהלך הדיון וההחלטות שהתקבלו.
בסוף, התמצית חתומה על ידי קצין המנהל ומאושרת על ידי החותם. לאחר מכן הצורך לאשר את האותנטיות שלה "ההצהרה נכונה" ("נכון") וחתימת המזכירה עם פענוח מוגדרת.
התמצית המקורית מהפרוטוקול ממוספרת, נתפרת ומאושרת על ידי חותם ומורשה.
