בכל מפעל, יש צורך בהסדרים עם אנשים אחראיים. הנפקת הכספים אחראית לעלויות עסקיות וייצור, עבור עלויות ניהול של סניפים, על תשלום נסיעות עסקים, על תשלום שכר עבודה. סוג עסקה זה הוא מעין עסקאות מזומנות של הארגון. לכן, על מנת לעמוד כראוי בכללי הנפקה ומחיקת סכומי ההגשה, יש צורך להנחות את התקנות לביצוע עסקאות במזומן.
נחוץ
- - סדר ראש הארגון;
- - דוח מקדים;
- - ספר חשבונאות של צווי הכנסה והוצאה;
- - צו מזומן בחשבון;
- - הזמנת קבלה במזומן;
- - קבלה להפקדת כספים שלא נוצלו.
הוראות
שלב 1
הנפיק מזומנים לאדם החשבונאי, על פי צו תזרים המזומנים. הזמנה כזו חייבת להתבצע כראוי, לאשר אותה עם חותמת עם פרטי שטר ההוצאות וחתימות רואה החשבון הראשי, הקופאית והאחראי. הנפקת הכספים לאחראי החשבון נעשית בהצגת דרכון. לאחר מכן יש לרשום את הזרמת המזומנים בספר החשבונאות של קבלות והזמנות החיוב. לצורך פעולה זו, רואה החשבון של החברה צריך לבצע רישום חשבונאי: חיוב 71 "הסדרים עם אנשים אחראיים" - אשראי 50 "קופאית" בסכום הכספים שהונפקו לחשבון.
שלב 2
מחק את הסכומים המדווחים על סמך דוח המקדמה שהוצג. על הדוח המקדים להיערך בעותק אחד ולאשר אותו על ידי חתימות ראש המיזם, האחראי ועובד הנהלת החשבונות. לדוח המקדמה יש לצרף את מקורות המסמכים המאשרים הוצאות אלה, למשל קבלות, המחאות, תעודות נסיעה, כרטיסי נסיעה. ואז רואה החשבון של הארגון צריך לבדוק את השימוש המיועד בכספים שהוצאו ולהתאים את הסכום הכולל שלהם.
שלב 3
קבל על ידי האדם המדווח מזומנים שלא נוצלו בקופה. כספים כאלה נותרים כתוצאה מעודף הסכומים שהונפקו מראש על העלויות בפועל של הגוף המדווח. קבלת כספים כאלו במשרד המזומנים של הארגון מתבצעת על פי צו מזומן נכנס, שעליו להיות חתום על ידי רואה החשבון הראשי והקופאית, כמו גם על אישור עם חותמת מזומן. הזמנת מזומנים נכנסת נערכת בעותק אחד, ואז נרשמת בספר החשבונאי של קבלות וצווי חיוב של הארגון. הזמנת מזומן כזו נותרה אצל רואה החשבון של המיזם, והאחראי מקבל קבלה על הכנסת כספים שלא נוצלו. לצורך פעולה זו, רואה החשבון של החברה צריך לבצע רישום חשבונאי: חיוב 50 "קופאית" - אשראי 50 "הסדרים עם אנשים אחראיים" בגין סכום הכספים שלא נוצלו על ידי האחראי.
