הכללים למילוי ספרי עבודה נקבעים בהוראה מיוחדת שאושרה בצו משרד העבודה של הפדרציה הרוסית מס '69 מיום 10 באוקטובר 2003. מספר השאלות הגדול ביותר בקרב קציני כוח אדם גורם בדרך כלל למילוי מידע אודות העובד, העבודה שהוא מבצע ופיטורים.
עמידה בכללי מילוי פנקס העבודה מהווה ערובה לעמידה בזכויות העבודה והפנסיה של כל עובד, והיעדר סכסוכים עם המעסיק. הכללים הרלוונטיים מעוגנים בהוראה מיוחדת של משרד העבודה של הפדרציה הרוסית, עליה אמורים כל הארגונים, יזמים בודדים ומעסיקים אחרים. לכן, כאשר אתה ממלא מידע על עובד, עליך לציין את שם המשפחה המלא שלו, שם פרטי, פטרונימי, תאריך לידה, השכלה, מקצוע, מומחיות. יש לרשום את המידע הרלוונטי על בסיס דרכון, מסמכים המאשרים קיומו של השכלה מסוימת, כישורים. נכונות רשומה זו מאושרת על ידי חתימת העובד עצמו, כמו גם על ידי קצין הכוח האחראי על שמירת מסמכים מסוג זה.
כיצד להקליט נכון מידע על העבודה המבוצעת
עמודה 3 בסעיף "מידע עבודה" חייבת להכיל את השם המלא של הארגון אליו העובד מתקבל, כמו גם את ייעודו המקוצר, אם בכלל. תחת ערך זה עם החתמת המספר הסידורי המתאים, המידע מצוין על קבלת העובד ביחידה מבנית ספציפית, המציין את המשרה (מקצוע, התמחות), כמו גם בהתייחס לצו מסוים, צו המעביד., שעל בסיסו מתבצעת העסקה. באותו סעיף, תחת המספרים הסידוריים הבאים, נרשמים נתונים על הקצאת קטגוריה, קטגוריה לעובד, השינויים הנדרשים נעשים (למשל, הקשורים לשינוי שם הארגון).
כיצד לתעד נכון מידע אודות הפיטורים
הקושי והאחריות הגדולים ביותר מאופיינים בהזנת רשומות סיום, אותם יש לרשום גם בסעיף "מידע עבודה". בעמודה הראשונה בסעיף זה נרשם מספר הרישום, בשני - מועד סיום חוזה העבודה, בשלישי - הסיבה לפיטורי העובד, ברביעית - שם ופרטי מסמך שעל בסיסו הוזן המידע הרלוונטי (צו המעסיק). יחד עם זאת, מילוי הסיבה לסיום החוזה חייב להיות מלווה בתיאור טקסט של הבסיס הרלוונטי וקישור למאמר ספציפי, סעיף קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. לכן, עם סיום החוזה מרצונו החופשי, הרשומה הבאה נעשית בטור השלישי: "פוטר לבקשתו, סעיף 3 לסעיף 77 לחוק העבודה של הפדרציה הרוסית".
