עבודה משרדית מסודרת כהלכה היא אחד המרכיבים בעבודה המוצלחת של כל מיזם (אפילו קטן). ואכן, הרושם הראשוני של שותפים עסקיים תלוי באופן עריכת המסמכים העיקריים (הזמנות, הוראות, מכתבים וכו '). חשוב גם כמה מהר עוברים הזרימות של תיעוד נכנס, יוצא ופנימי.
הוראות
שלב 1
עובד ספציפי צריך להיות אחראי על זרימת העבודה בארגון. אם המיזם אינו גדול במיוחד, מדובר במזכירה, עוזרת מזכירה. אם הארגון כולל יותר מתת-חלוקה אחת (במיוחד אם יש להם מיקומים טריטוריאליים שונים), מאורגן שירות מוסדות חינוך לגיל הרך (תמיכת תיעוד של ההנהלה).
הם אלה שמפתחים את הוראות העבודה לעבודה במשרד, מתארים אותה ועושים שינויים. בעת הכנת המסמך, אתה יכול לבסס את "כללי העבודה במשרדים בגופי ההנהלה הפדרליים".
שלב 2
זהו שלב חשוב, מכריע, כי לאחר אישור ההוראות לעבודה במשרד, על המסמכים בארגון להתאים לסגנון מסוים:
- מיקום הפרטים (אורכי, זוויתי);
- גופן ארגוני;
- פורמט (גודל נייר, כניסות).
בנוסף לטפסים לדוגמה של הארגון, ההוראות צריכות לשקף נושאים כמו ארגון רישום מסמכים נכנסים / יוצאים; ארגון השליטה בביצוע המסמכים וההחלטות שהתקבלו; הכנת והעברת מסמכים לארכיון וכו '.
שלב 3
הקמת תיקיות בהן מוגשים מסמכים של נושא מסוים צריכה להתבצע בהתאם למינוח המקרים. הוא פותח על ידי האחראי על שמירת רשומות, על בסיס "רשימת מסמכי הניהול הסטנדרטיים שנוצרו בפעילות הארגון, המציינת את זמן האחסון."
שלב 4
בשל העובדה שהעבודה על פיתוח המינוח של המקרים היא רבה, מצריכה ידע נרחב, נכון יותר לארגן את העבודה עליה תוך מעורבות נציגי שירותים אישיים ומחלקות. הם עורכים רשימות של מקרים (המציינים גם את תקופות האחסון), המתגבשות בשירות או במחלקה, והמוסד החינוכי לגיל הרך מגדיר תמצית סיכום של מקרים עבור המיזם.
שלב 5
כדי להקל על העבודה עם מסמכים, מספר גדל והולך של ארגונים משתמשים במערכת ניהול מסמכים אלקטרונית (EDMS). אפשר לבחור EDMS עובד יעיל לכל מפעל (עם מספר העובדים 7 או 2000). היעילות ביותר מבחינת יחס מחיר / איכות כיום הן מערכות כמו "Delo", "EVFRAT-Document Management".
אך גם אם הארגון שלך עדיין לא מצליח לרכוש EDMS, תוכניות Microsoft Office רגילות יבואו לעזרתך. באמצעות האמצעים הרגילים של Word, Excel, PowerPoint, ניתן בהחלט לארגן את עיצוב המסמכים בהתאם לדרישות הזהות הארגונית, להגדיר זרימת מסמכים אלקטרונית.
