אתה זקוק בדחיפות למסמך, אך אינך זוכר היכן שמת אותו? עשה סדר בחיי המשרד שלך, סידר הכל בתיקיות ממוספרות - זה יקל על העבודה שלך.
עשינו סדר בדברים בעיתונים
אם יש מעט מסמכים והם מתייחסים לתחום יישום אחד, יש להציב את כולם במקום אחד, רצוי בתיקייה. אך, ככלל, תיקיה אחת אינה מספיקה, עליהן להיות מספר כאלה. לדוגמא, תיקיה עם המסמכים המרכיבים של חברה, למכתבים, להתקשרות עם ספקים וכו '.
עם התרחבות הארגון, מספר התיקיות גדל. יתכן שלא תזדקק לאחד, אלא למספר מדפים עבורם. ואז מופיעים עובדים שיהיה להם זרימת מסמכים משלהם והתיקיות שלהם. כלומר, כלל הסדר הראשון הוא הפצת מסמכים לתיקיות נושאיות, שאמורות להיות על מדף.
כעת התעשייה מייצרת מגשים אופקיים ואנכיים. הם מעשיים מאוד, תופסים מעט מקום, משתלבים היטב על השולחן ומאפשרים להחזיק את כל המסמכים הבסיסיים והנמצאים בשימוש תכוף, מבלי לדרוש רכישת רהיטים חדשים.
רישום
אם ישנם מסמכים רבים, תוכל ליצור רישום מיוחד (יומן רישום) עבורם או מספר. לדוגמא, יומני תיעוד נכנס ויוצא. הם מכילים את תאריך הרישום ואת מספר המסמך הנכנס (היוצא), תוכנו הקצר ו / או שמו ולאן נשלח המסמך (לאיזו מחלקה, לאיזה גורם נמסר, באיזו תיקייה הוא ממוקם וכו '.).
בחלק מהתיקיות או בחלקן כולן, אם ישנם מסמכים רבים ותיקיות דומות רבות (במשמעות), יתכן שתזדקק לרשום מסמכים בכל תיקיה, כלומר רשימה של אותם, המקוננים או מצורפים איכשהו בתיקייה באמצע התיקיה. לכל מסמך ניתן להקצות מספר (אם הוא לא היה שם קודם) או למסור משלך. אז לא תצטרך לדפדף בין כל המסמכים, אלא רק להסתכל ברשימה שלהם ואז לקחת את המספר הדרוש.
שים מסמכים בתיקיות, במגשים ובמדפים המתאימים, התחל אותם בזמן, ותמצא הכל במהירות ובקלות.
שמירה על מקום העבודה מסודר
יש לשמור על מקום העבודה. נסו לנקות את השולחן מדי יום או לפחות בכמה ימים. אתה יכול להשאיר את המסמכים הדרושים על השולחן, לשים את השאר בתיקיות, במגשים ובמדפים, ואם לקחת אותם ממישהו, ואז להחזיר אותם. רק אם אתה נותן את זה, עדיף לזכור היטב מי או אפילו לרשום אותו.
ולבסוף. אדם שהמסמכים שלו תמיד נמצאים במקום, נמצא בקלות ומובא בזמן, תמיד במצב טוב מול הרשויות. אנו מאחלים לכם זאת מכל הלב.
