ניירת נכונה היא חלק בלתי נפרד מניירת נכונה. מצב העבודה המשרדי הנוכחי הוא כזה שכדי לשלוט באופן מלא בכל דקויות הטיפול במסמכים, נדרש להשלים קורסים מיוחדים, תוך התחשבות במסמכים המחולקים לסוגים רבים ושונים.
הוראות
שלב 1
עבודת משרד, למשל, מחלקת כוח האדם של ארגון, יכולה להיות שונה משמעותית מחשבונאות וניהול.
לפיכך, לכל מחלקה של הארגון יש מחזור תיעוד משלה, ובהתאם, לרישום מסמכים כאלה מוצגים כללים מיוחדים לרישום ולחשבונאות.
שלב 2
מערכת הנהלת החשבונות מתוכננת באופן שחלק ממסמכי החברה חייבים להיערך בהתאם ל- GOST שאושרו, והחלק שנמצא במחזור חופשי נערך על פי שיקול דעתה של הנהלת החברה.
שלב 3
כל המסמכים שמתקבלים על ידי הארגון רשומים בכתב עת מיוחד להתכתבויות נכנסות, למספר מסוים (מספר סידורי) מוקצה למסמך ואז הוא מופנה להנהלת הארגון, אשר מחליט על גורלו הנוסף. אם המסמך מכיל דרישות ספציפיות, הוא בעל אופי מידע כלשהו, הוא נשלח עם אשרת ראש לאדם ספציפי, לצורך הוצאה לפועל או לצורך מידע. אם יש צורך בביצוע, עומד לראש, על ידי אישור המסמך, הזכות לקבוע מועד לביצועו, אך לא פחות ממה שקובע המסמך עצמו. הקבלן מקבל את המסמך וחותם ביומן ההתכתבות הנכנסת לקבלתו.
שלב 4
מסמכים יוצאים נרשמים גם ביומן מיוחד של מסמכים יוצאים עם הקצאת מספר סידורי.
שלב 5
ככלל, כל התיעוד מחולק למסמכים של תפוצה פנימית ולמסמכים של תפוצה חיצונית, ולכן בהפקה מוזנים שני עיתוני רישום למסמכים נכנסים ושניים למסמכים יוצאים.
שלב 6
מערכת הנהלת חשבונות כזו מאפשרת לשלוט על העברת מסמכים, גם מחוץ לארגון וגם בתוכו, כמו גם לבדוק את הביצוע.
שלב 7
מסמכים הקשורים לפעילות המיזם, למשל הזמנות כוח אדם, הזמנות כלליות רשומים ונרשמים בנפרד. באופן כללי, ארגונים גדולים רבים נוהגים במערכת של חשבונאות נפרדת של מסמכים הנוגעים למחלקות ושירותים ספציפיים, במיוחד כאשר לכל מחלקה יש אדם מקביל העוסק בעבודה משרדית.
