בבוקר היית צריך לסיים במהירות את העבודה של אתמול. הצ'יף בדק וברגע האחרון ביקש לתקן משהו. אז היה משא ומתן חשוב עם הלקוח, ובמחצית השנייה של היום בילה בדרך כלל בשיחות טלפון אינסופיות והתרוצצות, אפילו היית צריך לעכב שעה. השקיעו 10 דקות בבוקר בהכנת תוכנית עבודה להיום, והכל יהפוך לקל יותר!
הוראות
שלב 1
התחל בתעדוף כללי. אין ספק שיש לך פרויקטים דחופים יותר ופחות. כמו כן, הניסיון שלך יכול כנראה לומר לך אילו מהפרויקטים גוזלים זמן רב ביותר ואילו ניתן לעשות זאת במהירות מספקת. מטבע הדברים, הדגיש את הראשונים. הם המשמעותיים ביותר.
שלב 2
העבודה על כל פרויקט, ככלל, נעשית על פי אלגוריתם מסוים ומורכבת משלבים. זה יהיה נחמד לקבוע אלגוריתם כזה שלב אחר שלב, לפחות משוער, כאשר כל פרויקט חדש מופיע.
נניח:
1. הכינו רשימת מסמכים לבקשת הלקוח.
2. לבקש מסמכים מהלקוח.
3. לנתח מסמכים.
4. לארגן פגישה חדשה ולדון בבעיות ופתרונות.
5. הכינו מסקנה.
מטבע הדברים, כל אחד מהצעדים הללו יכול להימשך יותר מיום אחד. בהתאם, יש לפרק צעד כזה ליחידות קטנות יותר. הם צריכים להיכלל גם בתוכנית היומית. באופן כללי, התוכנית שלך צריכה להיות ספציפית ככל האפשר, ללא פריטים כמו "סוף סוף להתמודד עם פרויקט NN".
שלב 3
הדגישו עניינים חשובים ודחופים. מה שחשוב לא תמיד דחוף, ולהיפך. בחירה כזו תעזור לקבוע בצורה מדויקת יותר את משך הזמן המושקע בכל פריט בתכנית שלכם ואת המרווח בו תבצעו אותו (מיד, לפני ארוחת הצהריים, בשעות אחר הצהריים המאוחרות וכו ').
שלב 4
ברור שעדיף להתחיל לעשות דברים דחופים וחשובים עבורך. לדוגמא, מצב קריטי כלשהו, סדר "בוער". אז כדאי לעבור לעניינים פשוטים חשובים - פיתוח מושג חדש, פיתוח טיוטת הסכם. זה כבר לא פיתרון לבעיות ספציפיות, אלא מודל מצב, תכנון לטווח ארוך, כלומר כל מה שיביא לתוצאות משמעותיות בעתיד. בדרך כלל הם לוקחים רוב הזמן, וזה טוב!
שלב 5
באשר לעניינים דחופים או לא דחופים, אך לא חשובים, תישאר "להמשך", למרות שזה נשמע מוזר ביחס למה שנראה דחוף. אם העניין דחוף, שייעשה בהקדם האפשרי, אך לא לרעת עניינים חשובים יותר. כפי שמראה בפועל, זמן רב מושקע במשהו שנראה כי דורש תגובה מהירה (למשל התכתבות), אך לא באמת משנה באופן כללי.
שלב 6
כמובן שהמצב סביבנו משתנה ללא הרף, ואנחנו לא תמיד מסוגלים לעמוד בתכנית שלנו. עם זאת, עצם התכנון היומיומי מסייע לגיבוש השאלות החשובות לנו ולקביעת סדרי עדיפויות. בנוסף, קיום תוכנית מקטין את האפשרות לשכוח מכל עסק בהמולה.
