נהוג לקרוא לכנס ישיבה מורחבת בה משתתפים נציגים של כמה ארגונים. ועידות יכולות להיות מחלקתיות, מגזריות, אזוריות, בין-אזרחיות, בינלאומיות. הם דנים במגוון בעיות, אך קשורות נושאית. בחלק מהמקרים החלטת הכנס היא שקובעת את אסטרטגיית הפיתוח של הארגון. כל אדם משכיל יכול לערוך אירוע כזה, אך יש לקחת בחשבון כמה שיקולים.
נחוץ
- - רשימת משתתפים;
- - סיכום הנאומים;
- - חומרים חזותיים;
- - אמצעים טכניים.
הוראות
שלב 1
ערכו רשימת משתתפים. בדרך כלל, הדוברים מקבלים הודעה על הוועידה הקרובה מראש, עליהם לאשר את הסכמתם וליידע את נושא הדוחות. לפעמים התנאים מחייבים לספק טקסטים של דוחות או, לפחות, סיכום. בדוק את החומרים.
שלב 2
להחליט על הכללים. זה תלוי כמה זמן הכנס יימשך, במספר הדוברים וכן בצורות העבודה. האם מתוכננים רק ישיבות מליאה או שחלק מהעבודה יתקיים בחלקים? באפשרות השנייה ניתן להקצות זמן רב יותר לדוחות.
שלב 3
הקפידו להקדיש זמן להצגות משותפות ולמענה על שאלות. החליטו על צורת השאלות. המשתתפים יכולים לשאול אותם בעל פה, מיד לאחר המצגת. אז כדאי לטפל במיקרופונים נוספים. ניתן להגיש שאלות גם בכתב, ואז צריך לחשוב על המקום בו המאזינים ישימו את ההערות. תוכלו להכין חלק מהשאלות מראש.
שלב 4
הכינו סדר יום. סדר הנאומים יכול להיות שונה, זה תלוי בנושא, אך בכל מקרה עדיף לדון בנושאים כלליים בתחילת הכנס, ואז לעבור לפרטים. לאחר כל שעה וחצי עד שעתיים של עבודה, יש להפסיק זמן קצר (מומלץ לארגן הפסקת קפה), ובאמצע - הפסקה ארוכה, במהלכה המשתתפים יכולים להירגע ולאכול ארוחת צהריים. אם הכנס קצר (למשל בחירה מחודשת), אין צורך בהפסקות ארוכות.
שלב 5
בדוק את מצב האמצעים הטכניים. בדוק את המחשב ואת נגן הווידאו שלך. שאל את המגישים איזה ציוד הם צריכים ואילו תוכניות צריכות להיות שם. בקש מהמציגים לספק תמונות חזותיות לפני הכנס. זה טוב מאוד אם לאדם שעובד עם המחשב יש רשימה של מתי להציג איזו מצגת. לפני הכנס, בדקו אם כל הדוברים הגיעו, האם יש שינויים בנושא.
שלב 6
חשוב על דברי הפתיחה שלך. עליכם לומר כמה מילות קבלת פנים למשתתפים, להסביר לאיזה אירוע מוקדש הכנס, הנוהל, הכללים. לפני תחילת דיון ועידת הבחירות, תן את הדיבור ליו"ר ועדת הספירה, שעליו לומר כמה נציגים היו אמורים וכמה נוכחים. אם מעטים חסרים, מומלץ להתחיל את האירוע. לפעמים ראוי ברגע זה לשיר את ההמנון של מדינה או ארגון בינלאומי. הציעו לבחור יו"ר, מזכיר, ועדת ספירה ועריכה. במקרים רבים ניתן להכין את הרשימות מראש. יתר על כן, את האירוע יכול להוביל היושב ראש, המודיע על טיוטת סדר היום (עדיף להקליד ולהדפיס לפני ההתחלה). ראשית, מאומצת הטיוטה, ואז מתבצעות בה שינויים ותוספות, שלאחריה מאושרת סדר היום בכללותו.
שלב 7
במהלך הכנס, המגיש, בין אם הוא היו ר ובין אם לאו, חייב להיות כל הזמן בחדר. הוא זה שקובע נושאים ארגוניים ככל שהם מתעוררים. אם אתה עדיין צריך לעזוב, הפקד את האחריות שלך בידי מישהו מאנשים דומים.
שלב 8
הכנס מסתיים בדרך כלל בקבלת החלטה כלשהי. היו ר מקריא את טקסט הטיוטה, הקהל מבצע שינויים ותוספות, ועדת העריכה מציגה אותם, ולאחריה ההחלטה מאושרת.
