עבודה משרדית מסודרת כהלכה בארגון או בארגון מאפשרת לך לשמור על מסמכים ולשלוט בתנועתם בכל עת. אם הפעילות של החברה שלך קשורה לכריתת חוזים, שמור יומן מתאים על חשבונם. מגזין מעוצב יאפשר להקליט את פרטי המסמכים ואת הכרונולוגיה שלהם.
נחוץ
- - יומן להקלטת תיעוד;
- - חומרים שיירשמו;
- - עט נובע;
- - עיפרון;
- - מספריים;
- - סרגל;
- - עיתון;
- - חוטים;
- - מחט;
- - דבק.
הוראות
שלב 1
מצא טופס נוח לניהול ספר יומן. במקביל, צא מהצרכים הדחופים של הארגון וייחודיות העבודה המשרדית. לאחרונה, צורות אלקטרוניות של חשבונאות תיעוד הפכו לנרחבות יותר, אך לא תמיד הן נוחות כאשר מכירים את המנהלים איתם. במקרה הפשוט ביותר, תוכלו לערוך יומן חשבונאות במחברת רגילה בפורמט גדול.
שלב 2
מספר את דפי המגזין על ידי הצבת מספרים רציפים בתחתית או בראש כל גיליון. תפרו את כל גוש הדפים בחוט חזק, והובילו את הקצוות מעבר לדף האחרון של המגזין. כתוב על דף נייר קטן כמה גיליונות מכיל הספר. מדביקים את התווית לדף האחרון ברצף, מעבירים את קצות החוט מתחתיו, קשורים בקשר. כאשר הדבק מתייבש, הדבק כאן את החותם למסמכים ואת חתימת האדם שהנפיק את המגזין.
שלב 3
התחל לעצב את עמוד השער שלך. כתוב את שם היומן בחזית היומן, למשל "יומן חוזה". כלול בתיאור את שם הארגון (החברה) ואת פרטיו העיקריים. השאר שתי שורות לתאריכי ההתחלה והסיום של היומן. לא ניתן להזין את כל המידע הזה ביד, אלא להדפיס מראש על מדפסת ואז להדביק בקפידה לכריכת המגזין.
שלב 4
חלק את דפי העבודה של כתב העת לכמה עמודות שנדרש לתיאור מלא של המסמכים שיירשמו. הקפידו לספק עמודות למספר הסידורי, תאריך קבלת המסמך, כריתת החוזה, שחרור ההזמנה וכן הלאה. השאירו טור נפרד לתיאור קצר של מהות המסמך ותוכנו העיקרי. ספק מקום לחתימת האדם שקיבל את המסמך לביצוע.
שלב 5
במידת הצורך, רשום את היומן במשרד (מזכירות), והעניק לו את המספר המתאים ופרטים נוספים. לאחר הליך הרישום, ניתן להשתמש ביומן חשבונאות למטרתו המיועדת.
