כאשר פותרים נושאים רשמיים כלשהם, על האזרחים לכתוב בקשות, תלונות ומכתבים לרשויות שונות. יצירת קשר עם ארגונים משפטיים או אנשים פרטיים צריכה להיות מופנית לכתובת המיקום הרשמי שלהם. לעיתים הבקשה שהוגשה נחשבת על ידי הארגון למשך זמן לא סביר, או אפילו מתברר כי אין להם כלל בקשה. במצב זה, לעתים קרובות אדם צריך להוכיח שההצהרה הייתה. ואם לא תטפל בראיות מראש, אי אפשר יהיה לעשות זאת. יש לנקוט בכמה אמצעי זהירות כדי למנוע התפתחות זו.
הוראות
שלב 1
בעת כתיבת בקשה לארגון, ציין את שמו המלא וכתובתו ב"כותרת ". אם לחברה יש מספר כתובות, כל התכתובת צריכה להיות מופנית לכתובת הפיזית של הארגון.
שלב 2
הצהרה בשני עותקים, אחד מהם בשבילך. תאריך וחתום עליו. קח את הבקשה למשרד הקבלה של ארגון הנמען. תן אותו למזכיר הארגון או למשרד. הקפד לבקש ממך להקצות ליישום מספר תיעודים נכנסים. על העובד המקבל להוסיף גם סימן קבלה, התאריך הנוכחי וחתימתו על העתק הבקשה.
שלב 3
אם הארגון מסרב לאשר את העתק הבקשה שלך מכל סיבה שהיא, אין טעם להשאיר את בקשתם. מכיוון שאם הם יסרבו, לא תוכל להוכיח שהם קיבלו את בקשתך.
שלב 4
שלח את בקשתך לכתובת הארגון בדואר דואר עם אישור קבלה. לשם כך, מלא טופס מיוחד בדואר, בו בנוסף למידע החובה, ציין תיאור קצר של המכתב. כתוב את מהות המשפט שלך בשניים-שלושה משפטים. לפיכך, מובטח כי הארגון יקבל את בקשתך והאישור לכך יהיה קבלת ההחזרה של המכתב עם תיאור קצר.
שלב 5
בידך עותק שני חתום של ההצהרה עם תאריך הקבלה או ההודעה על קבלת המכתב עם תאריך ספציפי, יהיה ראיה בלתי הפיכה לכך שההצהרה נכתבה על ידך.
