מוסדות שונים פיתחו דרישות משלהם לעיצוב הטקסט, אך ישנם כללים בסיסיים המשותפים לכולם. הם משמשים במוסדות חינוך בעת כתיבת תעודה ועבודות אחרות, כמו גם בעת עריכת מסמכים רשמיים.
במסמכים רשמיים עדיף להשתמש בסוג ובגודל הסטנדרטיים של הגופן (Times New Roman או Arial, גודל - 14).
המרחבים נראים לא חשובים, אך אם הם נמצאים במקומות הנכונים, הטקסט נראה נחמד יותר והמשמעות ברורה יותר. אל תשתמש ברווחים לפני תקופות, פסיקים וסימני פיסוק אחרים. אבל הם בטוח יוצבו אחריהם.
השתמש ברווח כדי להפריד ספרה מכל יחידת מדידה, בין אם זה טון, סנטימטר, סימן אחוז (%) או סימן דרגה.
מקף ומקף מתבלבלים לעתים קרובות. אז מקף (סימן קצר, מינוס) ממוקם בין שני מספרים (למשל 2-3), כמו גם כאשר מפרידים חלקים של מילה (בגלל, כל אחד מהם). מעולם לא משתמשים ברווחים בין שלט למקף.
מקף (ארוך) ממוקם בין מילים במשפט, למשל לפני או במקום המילה "זה". מקף מופרד ממילים על ידי רווחים.
ישנם קיצורים נפוצים של מילים כמו ס"מ, ק"מ, ק"ג וכו '. נקודות אחריהם אין צורך לשים, כמובן, אם זה לא סוף המשפט.
השוליים בצד שמאל של מסמכים כלשהם צריכים להיות גדולים יותר מהשאר, מכיוון שמשמאל המסמכים מוגשים לתיקיה.
לא תמיד נדרשת כיוון וקו מקף אדום, אך איתם הטקסט ייראה יפה ומסודר יותר, קל יותר לנווט בו.
עדיף להגדיר כותרות באותיות מודגשות או באותיות גדולות, זה גם יהפוך את המסמך לאטרקטיבי.
