לא משנה באיזה סוג פעילות הארגון עוסק, במהלך חייו, הוא יוצר כמויות משמעותיות של תיעוד שיש לשמור עליו. ככל שהחברה גדולה יותר והיקף הפעילות שלה רחב יותר, כך גדל נפח המסמכים שנצברו. מטבע הדברים, במוקדם או במאוחר עולה שאלת המיון וההרס של תיעוד לא רלוונטי. נותר לקבוע מה ניתן להשמיד ומה עדיין צריך לשמר.
הוראות
שלב 1
על מנת לשדר את התיעוד, עבור כל מסמך המתקבל לאחסון, יש לקבוע את תקופת האחסון, שלאחריה ניתן להשמיד את המסמך ללא סיכון לארגון.
השתמש ברשימת המסמכים המאושרת שעבורה נקבעה תקופת האחסון על ידי Rosarchiv. המסמך העיקרי שעליו יש להנחות בעת שיטת תיעוד מסוג זה הוא "רשימת מסמכי הניהול האופייניים שנוצרו בפעילויות של ארגונים, המציינים את זמן האחסון" (אושרה על ידי Rosarchiv בתאריך 06.10.2000)
שלב 2
בדוק גם את רשימות הביקורת המחלקתיות שתצטרך לפנות אליהן אם הארגון שלך נופל בכישורים מחלקתיים (לדוגמה, ישנם רשימות ביקורת למחלקות צבאיות, מחלקות בנקאיות וכו '). עבור סוגי הארגונים הנפוצים ביותר נוצרו גם רשימות תיעוד (למשל, עבור חברות מניות משותפות).
שלב 3
מספר מסמכים כפופים לאחסון בהתאם למפרט שלהם, לדוגמא, נדרש שמירת מסמכי מס לתקופה של לפחות 4 שנים, ודוחות כספיים - לפחות 5 שנים.
שלב 4
השימוש ברשימות הוא הדרך הנוחה ביותר לארגן מסמכים, שכן קיימת תקופת שמירה ברורה לכל סוג תיעוד. עם זאת, לא ניתן לסווג את כל המסמכים לרשימות. עבור מסמכים מסוימים, הארגון עצמו צריך לקבוע את תקופת האחסון.
לשם כך הארגון, על פי צו מתאים, יוצר ועדת מומחים, שבוחנת על בסיס קבוע את ערך המסמכים, קובעת את תקופות האחסון ומשמידה את המסמכים שעבורם תקופת האחסון פגה או אינה נדרשת. חשוב שהוועדה תכלול אנשים שמסוגלים לחשב את הרלוונטיות של המסמך ואת הסיכונים האפשריים הנובעים מהפסדו.
