כל מפעל מסכם חוזים (עבודה, אספקה, רכישת סחורה). ככלל, הם מאוחסנים בארכיונים. לנוחיות השימוש במסמכים אלה, כמו גם ביטול הסיבה לאובדן, הם מוקלטים. הוקם כתב עת מיוחד, בו נרשמים פרטי החוזים, הסכמים נוספים אליהם, וגם נקבעת הכרונולוגיה של תנועתם.
זה הכרחי
- - יומן לחשבונם של חוזים בצורה נייר;
- - מוצר תוכנה לחשבונאות חוזים;
- - מסמכי חברה.
הוראות
שלב 1
אין טופס מאוחד למסמך על חשבונאות החוזים. אבל אתה יכול לפתח את זה בעצמך או לקנות מוצר תוכנה מיוחד שנועד לאחסן מידע על חוזים. אבל האפשרות הראשונה היא בחינם, עצור שם אם אינך זקוק לעלויות נוספות.
שלב 2
כתוב את שם המסמך בשער יומן חשבונאות החוזה. אנא הזן את שם החברה שלך. אם החברה גדולה דיה, רצוי שיהיה מגזין נפרד לכל יחידה מבנית. במקרה זה, כתוב את שם המחלקה. הזן את התאריך בו הוגש המסמך, נתונים אישיים, עמדת האחראי לניהול היומן. ככלל, מדובר בקצין כוח אדם שמכין חוזים עם כוח אדם, עובד במחלקה המשפטית העוסק בקיום חוזים עם צדדים שכנגד.
שלב 3
כתוב את שם המסמך בשער יומן חשבונאות החוזה. אנא הזן את שם החברה שלך. אם החברה גדולה דיה, רצוי שיהיה מגזין נפרד לכל יחידה מבנית. במקרה זה, כתוב את שם המחלקה. הזן את התאריך בו הוגש המסמך, נתונים אישיים, עמדת האחראי לניהול היומן. ככלל, מדובר בקצין כוח אדם שמכין חוזים עם כוח אדם, עובד במחלקה המשפטית העוסק בקיום חוזים עם צדדים שכנגד.
שלב 4
צרו שמונה גרפים באמצעות גיליון אלקטרוני. הדפס לנייר. בעמודה הראשונה של היומן, הזן את המספר הסידורי של החוזה, בשני - מספר המסמך שהוקצה לו בסיום. בעמודה השלישית והרביעית של יומן חשבונאות החוזה, כתוב את תאריך ההתחלה, תאריך התפוגה של המסמך. בטור החמישי ציין את נושא החוזה. לדוגמא, לאספקת רכיבים.
שלב 5
בעמודה השישית הזן את שם הצד שכנגד (ספק, קונה), עובד (כאשר לוקחים בחשבון חוזי עבודה עם כוח אדם). בעמודה השביעית בכתב העת, כתוב באיזו תיקיה החוזה נמצא (ככלל, לתיקיות מוקצה מספר בארכיונים), ציין את מיקום התיקיה. בעמודה השמינית, הדבק את חתימת האחראי לאחסון המסמכים (עם ציון שם המשפחה, ראשי התיבות). בעת החלפת עובד, ערוך פעולה של העברת חוזים, יומן לחשבונם.
שלב 6
אם אתה מוצא את זה לא נוח לעקוב אחר החוזים באופן ידני, להזמין פיתוח של מוצר תוכנה או לקנות תוכנית מוכנה. זה אולי יעלה קצת כסף, אבל בצורה אלקטרונית למגזין כזה יש כמה יתרונות. לדוגמא, בעת רישום חוזה תוכלו לציין את הנתיב למסמך במחשב.
