מסמכים נלווים נערכים על מנת לאשר את משלוח המסמכים, הסחורות וערכים מהותיים אחרים המצוינים בהם. כמו כן, המסמכים הנלווים הנוגעים להובלת סחורות עשויים להכיל מידע אחר.
מכתב העברתו
המסמכים הרשמיים שהועברו מלווים כמעט תמיד במכתב כיסוי. הוא מכיל את פרטי השולח, הנמען, תיאור המסמכים והחומרים שיש לשלוח. רצוי גם לציין מכמה גיליונות מורכב המסמך שנשלח. המכתב המקדים נערך כמסמך נפרד על שני גיליונות, שאחד מהם נשאר בידי השולח. בארגונים מוטבע על האותיות המקדימות המספר והתאריך היוצא. אמצעים אלה נחוצים על מנת להבטיח כי כל המסמכים יתקבלו בביטחון מוחלט על ידי הנמען. זהו גם, במידה מסוימת, ביטוח השולח.
מסמכים נלווים להובלת סחורות
בעת ביצוע ההובלה, מסמכי המשלוח משמשים כמסמכים נלווים, כמו גם חוזה הובלה בכתב. הם מוצגים בצורה של מטען רכבת להובלה ברכבת, שטר מטען להובלה אווירית, שטר מטען להובלת דרך ושטר מטען להובלה ימית.
המידע הדרוש אודות המטען (שמו, כמותו, אופן קביעת המשקל וכו '), השולח, הנמען, מרחק ההובלה וערכו מוזנים בתעודת המס. זהו מסמך התחבורה העיקרי וקובע את הקשר בין השולח, המוביל והקבלן.
שטר המטען מהווה גם נייר ערך המאשר את זכותו של מחזיקו להיפטר מהמטען שצוין בשטר המטען ולקבל את המטען לאחר הובלתו. על בסיס מסמך המשלוח, המרכיב מכין שטר מטען, ובו השולח מציין את שם השולח והמקבל, את המידע הדרוש אודות המטען שנשלח, כמות ההובלה (הובלה). על חוסר הדיוק במידע וכל ההשלכות הנלוות אליו, שולח המטען אחראי למוביל.
שטר המטען מאשר את קבלת הסחורה להובלה ומלווה אותם לאורך כל המסלול. יתר על כן, זה, יחד עם הסחורה, מועבר על ידי הספק למקבל.
שטר מטען בכל סוגי התחבורה, למעט רכבת, נערך בשלושה עותקים או יותר, כך שלכל צד יש עותק של שטר המטען במקרה של מחלוקות.
על משדר המטען לספק למוביל, בנוסף לשטר המטען, גם את כל המסמכים הנדרשים לכללים סניטריים, מכס, הסגר ואחרים.
