התכתבות עסקית היא חלק בלתי נפרד מתהליכי ייצור רבים. מקום משמעותי בו תופסים תגובות לפניות רשמיות של ארגונים שונים, כולל שליטה. עבור מכתבים כאלה נדרש סגנון עסקי רשמי, זה מקובל למדי, יתר על כן, עדיפות פניות ביורוקרטיות. אין בהם מקום לרגשות, גם אם הטענות שהערעור שקיבלת אינן הולמות.
נחוץ
- - מחשב;
- - גישה לאינטרנט או מדפסת;
- - נייר מכתבים של החברה;
- - דואר, שליח או ביקור אישי במשרד הנמען (לא בכל המקרים);
- - הטקסט של המכתב אליו אתה מגיב.
הוראות
שלב 1
השתמש בנייר מכתבים כדי לכתוב את תגובתך. אל תשכח להקצות לאות מספר יוצא, לרשום אותו אצל המזכירה או במשרד, ולשים את התאריך.
שלב 2
הפנה את התשובה לאדם שחתימתו תחת המכתב. בדרך כלל הוא מייצג את הכותרת ואת שם המשפחה עם ראשי התיבות. נסה לברר את שמו ואת פטרונימיקה. עשו זאת באמצעות האינטרנט או שיחת טלפון ישירות לארגון ממנו הגיע המכתב. בדרך כלל בתחתית האות הרשמית מצוין שם המשפחה של המבצע ומספר הטלפון שלו. מידע זה יהיה שימושי להמשך אינטראקציה, אם יתעורר צורך. עם זאת, יש להפנות את התשובה לשם האדם שחתימתו היא במסגרת הערעור שהגיע אליך. ראשי התיבות שלו מספיקים ב"כותרת "של התשובה. אבל על המכתב להתחיל בכתובת בשם ובפטרונימיה: "איבן איבנוביץ 'היקר!"
שלב 3
ממש בתחילת תשובתך, ציין את נתוני הפלט של המכתב. בדרך כלל, פניות רשמיות מכילות מספר יוצא, התאריך הוא חובה. הנוסח המקובל של הביטוי הראשון: "בתגובה למכתבך (ערעור, בקשת מידע, תביעה, תלונה - תלוי במצב) לא. וכך וכך ממספר כזה ואחר, אנו רואים צורך (אפשרות - אנו יכול) לדווח על הדברים הבאים."
שלב 4
לאחר מכן ענה על השאלות הכלולות במכתב באותו סדר בו הן ניתנות בו.
שלב 5
אם לטענתך, טענות או טענות המוגשות כלפיך אישית או ארגונך על ידי כותב המכתב אינן חוקיות, יש לציין כי אינן יכולות להיות מסופקות ולהסביר את הסיבה, בהתייחס להוראות החקיקה הנוכחית, אשר, בעיניך דעה, לסתור.
שלב 6
השתמש בביטוי "בברכה" בסוף התשובה שלך. יהיה עליכם לעשות זאת, גם אם אתם חושבים שהמוען אינו ראוי לכבוד. עם זאת, אין צורך להפגין דעה זו. אל תשכח לכלול גם את הכותרת, שם המשפחה וראשי התיבות. אם אתה מגיש תגובה נייר, אנא שם את חתימתך תחתיה.
