כל עובד במשרד במוקדם או במאוחר מתמודד עם הצורך לכתוב מכתב רשמי. נימוסים עסקיים מדגישים כי סיום מכתב חשוב לא פחות מנקודת ההתחלה של המסר שלך.
זה הכרחי
כתובת מדויקת של הנמען, מעטפה, העתקי מסמכים המצורפים למכתב
הוראות
שלב 1
קרא מחדש את מה שכתבת לפני שתתחיל את החלק האחרון של המכתב. בדוק בטקסט שגיאות דקדוקיות ואיות, כתמים ואי דיוקים. אם תוכן המכתב מספק אותך לחלוטין, בפסקה האחרונה חזור על התזה הראשית של מכתבך שוב בצורה תמציתית ומובנת. לפיכך, אתה מסכם את המסר שלך, מה שמקל על הנמען להכין ולכתוב תגובה.
שלב 2
אם יש צורך לצרף עותקים של מסמכים למכתב הרשמי, לאחר הפסקה, חזור אחורה מספר שורות וציין בעמודה "קובץ מצורף" רשימת מסמכים. הרשימה חייבת להיות ממוספרת. צרף לצילום מסמכים למכתב לפי הסדר שבו הם מצוינים ברשימה.
שלב 3
סיימו את המכתב הפורמלי בסביבת דיבור מנומסת ונכונה, למשל, כגון: "אני מקווה לשיתוף פעולה פורה." כמו כן, בעסקים נהוג לסיים אותיות בעזרת ביטויים כמו "בכבוד", "בכבוד שלך", "בכבוד". לאחר מכן, הקפד לשים את ראשי התיבות והתאריך שלך. אל תשכח לחתום ליד שם המשפחה שלך לאחר הדפסת הטקסט.
שלב 4
התחל למלא את המעטפה. כתובת הנמען נכתבת בפינה הימנית התחתונה, כתובת השולח נכתבת בפינה השמאלית העליונה. הקפד להזין את המיקוד הנכון, ובמקרה זה המכתב יגיע מהר יותר לנמען.
שלב 5
עדיף לשלוח מכתבים רשמיים בדואר בצורת מכתבים רשומים עם אישור קבלה. במקרה זה תהיה לך עדות לקבלת המכתב על ידי הנמען.
