כללי הנימוס העסקי מחייבים שלא להשאיר מכתבים ללא מענה שהתקבלו מעמיתים ושותפים. תפקיד מיוחד בהתכתבויות רשמיות שייך למכתב האישור. מסמך זה מתקן הסכמים ראשוניים, עובדות קבלת והעברת מידע כלשהו, הרצון להשתתף באירוע מסוים וכו '. ישנם ביטויי מפתח מבוססים לכל סוג של מכתב אישור.
הוראות
שלב 1
הכן טופס A4 רגיל לכתיבת מכתב אישור. בפינה השמאלית העליונה, הקפד למקם מידע על הארגון שלך: שם מלא, כתובת חוקית עם מיקוד, מספרי קשר, מספר רישום המדינה הראשי (OGRN) ומידע אחר. בפינה השמאלית העליונה ציין את נתוני הנמען: שם הארגון המקבל, תפקידו, שם המשפחה וראשי התיבות של האדם אליו נשלח מכתב האישור, כתובת דואר מלאה.
שלב 2
גבש את כותרת הדוא"ל שלך. זה יקל על הנמען לזהות אותו ויקל על הארגון בארכיונים של הארגון שלך. הכותרת צריכה להיות קצרה ואינפורמטיבית, למשל: "עם קבלת הסכם אספקה מ- LLC" NNN "או" על אישור השתתפות בסמינר 02.02.2002 ". הקלד את הכותרת משמאל תחת פרטי הארגון שלך.
שלב 3
צא 2-3 שורות מהכותרת והקלד הודעה לנמען. השתמש בטופס הסטנדרטי של הכתובת הרשמית לשותפים עסקיים: "איבן איבנוביץ 'היקר!" או "מר איבנוב היקר!"
שלב 4
בחלק העיקרי של מכתב האישור, תאר בקצרה את העובדה שהארגון שלך קיבל מסמכים, סחורות ושירותים מהמוען. הנוסח צריך להיות לקוני ולא יעלה על 1-2 משפטים: "AAA LLC מאשר קבלת 2 עותקים (שני) של הסכם האספקה מיום 12.02.2011 מס '34".
שלב 5
אם המכתב מאשר את ההסכמים שהושגו בעבר, עליכם לתאר בקצרה את מהותם. לדוגמא, התקיימה שיחה בין מנכ"לי המיזמים, בה הם הביעו את כוונתם לשיתוף פעולה מיטיב הדדי, שהושגה במהלך המשא ומתן ב- 29 בינואר 2010. אנא שלח את המסמכים הנדרשים לסיום הסכם."
שלב 6
סיימו את מכתב האישור בביטוי המביע תודה ותקווה לשיתוף פעולה ארוך טווח. במידת הצורך תוכלו גם לבקש מידע נוסף או מסמכים בסוף המכתב: "אנו מאשרים את השתתפותנו בסמינר בנושא בעיות סביבתיות ב- 23 במאי 2008. אנא שלחו את שאלון המשתתף לכתובתנו."
שלב 7
הדפיסו את המכתב בשכפול וחתמו עם ראש הארגון. תשלח עותק אחד לנמען בדואר, והשני - הכנס לארכיון משלך לאחסון.
