לעתים קרובות, תקשורת עסקית בין ארגונים שותפים מתחילה במכתב עסקי של אחד מהם המופנה לראשו של השני. ערעור כזה, אפילו נשלח בדואר אלקטרוני, עשוי להיות תלוי בעתיד שיתוף הפעולה. לכן, חשוב לכתוב את המכתב הנכון למנהל כך שהוא יפנה אליו את תשומת הלב וירצה לענות.
הוראות
שלב 1
התקשר למשרד שאליו אתה הולך ליצור קשר. הציגו את עצמכם בפני המזכירה ובקשו להבהיר את שם המשפחה, השם הפרטי והפטרונימי של המנהל, כמו גם את הכותרת הנכונה של תפקידו. אם אין לך נתונים מדויקים, בדוק במקביל את השם המלא של החברה, הכתובת או תיבת הדואר האלקטרוני.
שלב 2
כתוב מכתב רגיל בהתאם ל- GOST R 6.30-2003 והשתמש לצורך כך בנייר המכתבים של החברה ובגיליונות נייר לבן סטנדרטיים. בפעם הראשונה עדיף, כמובן, לפנות למנהל החברה במכתב רגיל, ולא בדואר אלקטרוני, שם יש אפשרות שההודעה שלך תסתיים בתיקיית "ספאם" ולא תגיע הנמען.
שלב 3
הקפד להתחיל את טקסט המכתב בכתובת "אדוני היקר (או גברת)" ולציין את שמו המלא והפטרונימיקה של הבמאי. אין קיצורים במחזור מותרים - כתוב את שם המיקום ואת כל רגליות הראש, אם בכלל, במלואן.
שלב 4
בשורת הנושא של הדואר האלקטרוני שלך או בשדה הייעודי על נייר המכתב העסקי שלך, כתוב את נושא ההודעה שלך. זה אמור לשקף את מהות המסר שלך ולהיות קליט ומושך מספיק עבור האדם שהולך לצפות במכתב. עבור מקבל כמות גדולה של התכתבות, והבמאי הוא בדיוק אדם כזה, כותרת או נושא ההודעה מפשטים מאוד את העיבוד והמיון. לפי כותרת המכתב שלך, הם יוכלו לזכור מאוחר יותר ולמצוא אותו במהירות.
שלב 5
התחל את גוף המכתב העיקרי בהקדמה למחמאה. זה יראה שבחירת הנמען כלל אינה מקרית, ואתה יודע בבירור למי אתה כותב ומה העסק עושה. אנא שבחו חברה זו כשותפה איתנה ואמינה, הביעו את התקווה שיהיו לכם מערכות יחסים ארוכות טווח, שימושיות ומועילות לשתי החברות.
שלב 6
ציין בקצרה את מהות המכתב, ערעור באמצעות מספרים וקישורים ספציפיים. זכרו שככל שהנפח קטן יותר, כך הסיכוי שהמכתב יוקרא עד הסוף גדול יותר. הימנע ממילים מיותרות, ביטויים נפוצים, תארים מיותרים ומילים טפיליות. אל תשתמש בביטויים קטגוריים או במילים או בביטויים העלולים להיתפס כהנחיה.
