נימוסים הם מושג רב פנים, ישנם כללי התנהגות בחברה, בשולחן או במקומות ציבוריים. יש גם דבר כזה נימוסים עסקיים, בפרט נימוסי כתיבה עסקית. המוניטין של החברה תלוי במידה רבה כיצד מתנהלים התכתובות עם לקוחות, עובדים ושותפים.
כללים של התכתבות עסקית כללית
נאום בכתב שונה מאוד מכתב בעל פה, במיוחד התכתבויות עסקיות. המציאות המודרנית היא כזו שכתיבה נועדה יותר ויותר להודעת דואר אלקטרוני, ולא להודעה על הנייר.
כשמדובר במשא ומתן עסקי עם שותפים, על כל הודעה הקשורה לרגעים עסקיים, דואר אלקטרוני הוא האפשרות הטובה ביותר להעברת מידע. עם זאת, כתיבת הזמנה, תודה או מכתבי ברכה נעשית על הנייר.
זה נחשב לשיטות עבודה טובות להשתמש בנייר איכותי, ועדיף נייר מכתבים עם לוגו הארגון. עדיף להעביר מכתבים חשובים או הזמנות לאירועים מיוחדים באמצעות שליח או בדואר רשום. המסר על נייר איכותי יפהפה נראה סולידי ומעלה את דירוג החברה.
בהתכתבויות עסקיות יש חשיבות לנכונות, לאוריינות ולדיוק המסר. רגשנות מוגזמת, היכרות, הערות פוגעניות, כמו גם אורכו והעמימות של המצגת אינם מורשים.
חשוב לבנות את הטקסט, להציב נכון מבטאים וסימני פיסוק כך שהנמען יהיה מאוד ברור לגבי מה בדיוק האות.
באשר לסגנון התקשורת, עדיף להימנע מביטויים פלורידיים, משפטים מורכבים מרובי רמות ומילים מיותרות. שפע הקלישאות המקצועיות בהתכתבויות עסקיות מותר.
לשם הבהרה, ניתן להוסיף טקסטים, דיאגרמות או טבלאות לטקסט.
לא מקובל להשתמש בסמלי הבעה ותמונות בהתכתבויות עסקיות. הקפד לבדוק בטקסט אם יש שגיאות והקלדת שגיאות לפני השליחה.
כללי עיצוב מכתבים עסקיים
מכתב עסקי כתוב היטב חייב להיות בעל מבנה ברור. אין תקן אחד, אך ישנם כללי עיצוב כלליים.
מכתב עסקי מורכב מכותרת, ברכה, תוכן (בסיס), פרידה, חתימה ופרטי הארגון השולח.
"כותרת" המכתב מכילה בדרך כלל את שם הארגון, הלוגו, הכתובת ואנשי הקשר לתקשורת (טלפון, דואר אלקטרוני, פקס).
כמו כן, ניתן לאיית את סוג הפעילות של החברה ואת שמות המנהלים בכותרת.
הכיפה מודפסת לרוב במרכז הגיליון, לפעמים מותר למקומה בפינה העליונה.
לחברה מכובדת צריכה להיות נייר מכתב משלה. כמו כן, הודעות דואר אלקטרוני צריכות להיות בעלות טפסים, הדבר מעניק לארגון מוצקות.
בחלק קבלת הפנים תוכלו לכתוב "אחר הצהריים טובים" או "שלום" אם המסר אינו בעל אופי בינאישי קפדני. במכתב עסקי ברור, בהודעה או בתיעוד עסקי אחר, יהיה נכון יותר לפנות באופן מיידי למוען לפי השם והפטרונים.
הדבר החשוב ביותר בהתכתבויות עסקיות הוא התוכן העיקרי של המכתב - הבסיס.
לחלק זה עומס המידע הגבוה ביותר, בו מתגלה מטרת הערעור.
יכולות להיות מספר סיבות ליצירת קשר, בהתאמה, הצגת כל היבט צריכה להתחיל בפסקה נפרדת. מבנה גוף האות הראשי נחוץ בכדי לבדל נושאים ולהבין טוב יותר את המידע.
דוגמאות לפסקאות כוללות את המשפטים הבאים: "אנו שואלים אותך", "ליידע", "הצעה לתמורה" ואחרים.
כדאי לזכור שיש גם מבנה בתוך ההיבטים.
שולח מכתב עסקי צריך להצדיק את הרלוונטיות של הבקשה, לחשוף את תוכנה העיקרי ולתאר את התוצאה הצפויה במקרה של תשובה חיובית.
נוסחאות דיבור ישיר משמשות לעתים רחוקות באותיות עסקיות. מטרתו העיקרית של הביטוי הסופי היא להביע כבוד למוען ולמחווה הרגילה לנימוס. דוגמאות לביטויי סיום: "איחולים", "בברכה", "תודה מראש על תשובתך" ואחרים.
חתימה אישית חייבת להיות בסוף המכתב. שם המשפחה, ראשי התיבות ומיקומו של השולח מצוינים בדרך כלל, כמו גם מספרי טלפון ליצירת קשר.
חברות גדולות משתמשות בחתימות אלקטרוניות. זהו קובץ מיוחד עם חתימת טקסט שמודבקת אוטומטית בסוף כל אות. חתימה אלקטרונית לא תעלה על חמש עד שש שורות ותעלה על שבעים תווים.
מבנה עיצוב זה חל גם על מכתבי קידום מכירות, מכתבי שער, מכתבי תודה, כמו גם הודעות, הצהרות, טענות ואזהרות.
בעת שליחת כמות גדולה של מידע, תמיכה קצרה נכתבת בגוף המכתב, והחבילה הראשית ערוכה כקובץ מצורף נפרד. אם הקובץ המצורף "שוקל" הרבה, עליך להזהיר את המקבל על כך במכתב המקדים שבכתב.
השב למכתב עסקי
על פי כללי הנימוס העסקי, אין לעכב תשובה למכתב יותר מיומיים-שלושה. אם נדרש פרק זמן ארוך יותר לתגובה בגלל מספר סיבות אובייקטיביות, הודיעו על כך לשולח, הדבר נחשב כצורה טובה ומוסיף אמינות לחברה.
זכרו את העיקר - עליכם לענות על כל המיילים העסקיים, למעט דואר זבל ברור.
בתשובה לאותיות עסקיות משתמשים לעתים קרובות בנוסחאות דיבור סטנדרטיות:
- "אנחנו מצטערים לבשר לך …";
- "תודה לך על …";
- "אנו מזמינים אתכם בהנאה …";
- "אנו מזכירים לך …";
- "בהתאם לבקשתך, אנו מודיעים …" ואחרים.
לנוחיותכם, תוכלו ליצור קובץ נפרד עם דפוסי דיבור דומים. אם תפנו לריקות תוכלו להקל ולזרז מאוד את כתיבת המכתבים העסקיים.
אם המכתב חשוב ואתה צריך לדעת בוודאות שהוא נמסר לנמען, הזמין משלוח באמצעות שליח או הוצא מכתב רשום (דואר רוסי). באימייל יש תכונה "הודעה שהתקבלה" ששולחת לך אוטומטית אישור שההודעה שלך נצפתה.
אם אין מענה למכתב, על פי כללי הנימוס, תוכלו להתקשר נוסף על מנת להבהיר את המצב בהתכתבות.
סוגי התכתבויות עסקיות
בתחילה ישנם שני סוגים של התכתבויות עסקיות: פנימי וחיצוני. התכתבות חיצונית היא תכתובת הנשלחת למקבל צד שלישי, ואילו התכתבות פנימית משמשת בתחומי משרד אחד.
מכתבים עסקיים, על פי ייעודם המיועד, מחולקים ל: יישומים, עלוני מידע, פרסומות, פניות, המלצות, הצעות, תזכורות, טענות, הזמנות ואחרים.
מכתב - הודעה מכילה מידע שהמוען זקוק לו בכדי לבצע מטלות כלשהן במסגרת סיבה משותפת. מידע כזה רלוונטי וחשוב הן למקבל והן לשולח.
יישום - סוג של התכתבות עסקית הכוללת שליחת בקשה לצורך קבלת מידע או שירותים. לדוגמא, בקשה להשתתפות באירוע.
בקשה - בקשה בכתב לקבלת מידע מעניין. הבקשה יכולה להיות רשמית ומחייבת.
מכתב הצעה מציע בדרך כלל שיתופי פעולה או שירותים ספציפיים והצעות מסחריות. בדרך כלל, מכתבים כאלה נשלחים למספר כתובות בבת אחת; ניתן להשתמש בדיוור המוני.
הזמנה - מכתב הזמנה אישי לפגישה או לאירוע חגיגי. בתכנון התכתבות כזו מותר להשתמש בטפסים מיוחדים לחג או בגלויות. העיקר הוא לאיית בבירור את שם האירוע, כתובת, זמן ומקום הפגישה.
מכתב תזכורת הוא מסר אודות מילוי התחייבויות: פירעון חוב, מתן דוח, תזכורת לפגישה, ואחרים.
אם אחד הצדדים לא מילא את התנאים החוזיים או הפר את ההסכם, הצד הנפגע יכול לשלוח תביעה. מאפיין מובהק של המכתב - תביעות - הוא הימצאות תיאור מפורט של התנאים שהופרו, מידע על הערכת הנזק, תביעות לפיצויים בגין הפסדים או ביטול ההפרה שזוהתה. לעתים קרובות תכתובת זו מתווספת על ידי עותקים של מסמכים, תמונות ותעודות קבלה.
במכתבי המלצה, צד שלישי או חברה מוערכים ומסופקים מאפייניהם. מסרים כאלה נפוצים לרוב בעת הגשת מועמדות לתפקיד חדש.
תכונות של דוא"ל עסקי
כיום, אחוז גדול ממכתבים עסקיים נשלחים בדואר אלקטרוני, כך שכללי הנימוס העסקי מגבשים גם דרישות לניהול תקשורת עסקית אלקטרונית.
קרא בעיון את כתובת השולח. עליך לקבל התראה על ידי הודעות עם כתובות תיבת דואר דומות: "cupercat" או "mini-bikini". בנוסף לספאם רגיל, הודעות מכתובות כאלה עשויות להכיל וירוסים.
שמור תמיד על שורת הנושא קצרה ועניינית.
כללי נימוס מאפשרים לצטט את ההודעה המקורית, כך שהנמען יכול להבין מיד על מה מדובר.
מותר לצרף חומרים נוספים בקובץ המצורף.
הכרת ויישום כללי הנימוס בתחום התקשורת העסקית מסייעת לשולח לצבור מוניטין טוב ולמשוך שותפים חדשים.
