יש לשמור בחברה זמן רב על תיעוד חשוב - חוזים, חשבוניות, מעשים. עבור חלק מניירות הערך, תקופה זו היא חמש ואף עשר שנים. כדי למנוע את המסמכים להתקמט או ללכת לאיבוד, יש לתייק אותם ולהעבירם לארכיון.
נחוץ
- - תיקיות - קלסר;
- - קבצים שקופים - כיסים.
הוראות
שלב 1
להגשת חוזה, המתן עד שייחתם על ידי כל הגורמים המעוניינים בכך. קבל חתימות ממנכ לי שני הצדדים והדבק את חותמותיהם. לאחר מכן הכינו עותקים של המסמך והעבירו אותם לכל המעורבים.
שלב 2
תן לחוזה מספר. עליו להכיל מספרים ואותיות. לדוגמה, 123-AB. הכניסו את מספר החתימה על המסמך.
שלב 3
צור יומן חוזים. הזן שם את מספר המסמך, תאריך החתימה והישות המשפטית אליה הוא שייך. המספרים חייבים להיות מסודרים בזה אחר זה, תלוי מתי נחתם החוזה.
שלב 4
אם יש כמה ישויות משפטיות בחברה, כל יומן חוזים צריך להיות משלו. זה ימנע בלבול.
שלב 5
שים את החוזה בתיק נפרד. אם יש מספר חוזים, שים הכל בכיס אחד. זה יקל על השוואת מסמכים ומציאתם במידת הצורך.
שלב 6
הכנס את הקובץ לקלסר ואבטח עם המחזיקים המיוחדים. אל תמלאו אותו היטב, המסמכים יתקמטו. כתוב על גבי עמוד השדרה של התיקיה את היישות המשפטית, המסמכים שלשמורה מאוחסנים בה, כמו גם את השנה בה נחתמו.
שלב 7
לאחר תום שלוש שנים, ניתן לשלוח את התיקיות עם החוזים למחסן. מקפלים אותם בקופסאות קרטון ומניחים במקום שאינו נגיש ללחות. על האריזה ציין גם את הישות המשפטית אליה מתייחסים המסמכים ואת שנת החתימה על החוזים.
שלב 8
חשבוניות ומעשים מוגשים באותו אופן כמו חוזים. אבל, במקום מרשם נייר של מסמכים, עדיף שיהיה מסמך אלקטרוני. לדוגמא, בתוכנית "1C: Accounting". תוכל להוריד אותו בחינם כאן: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. זה יאפשר לך לא רק לשמור תיעוד של כל ניירות הערך, אלא גם לבצע איתם פעולות שונות - הדפסת עותקים נוספים, תיקון שגיאות וכו '.
