בעת הכנת פרויקט משותף בין ארגונים או חטיבות שונות של מפעל אחד, לעיתים קרובות יש צורך לדון בפרטים ובתנאים אישיים ליישום. במקרה זה, מופעל מנגנון תיאום המאפשר, תוך התחשבות באינטרסים של הצדדים, לפתח עמדה משותפת בכל רשימת הנושאים. העיצוב של מכתב כזה כפוף לחוקים הכלליים של עבודת משרדים, אך יש לו כמה מוזרויות.
הוראות
שלב 1
הכן רשימה של נושאים עליהם יוסכם. ככלל, מכתב המכיל תנאים כאלה הוא מסמך עצמאי שקדם לכריתת החוזה הראשי. במקרים מסוימים הוא יכול לשמש כמסמך פנימי הדרוש לפיתוח פתרון כללי הדורש אישור זכאות משירותים שונים (אבטחה, משפטית, פיננסית, תכנון וכו '). במקרים אחרים היא מוכנה לדון בסוגיות שנויות במחלוקת עם ארגונים שותפים בעבודה על פרויקט משותף.
שלב 2
כדי לערוך מכתב ערעור לצד שכנגד, תזדקק לפרטיו ולתנאים עצמם הכפופים להסכמה. התחל את המכתב על ידי ציון הנמען בפינה הימנית העליונה (שם הארגון השותף, כותרת, שם משפחה וראשי תיבות של האחראי). כאן, הודיעו בקצרה על נושא המכתב "באישור …". במקרה זה אינך צריך לכתוב את שם המסמך. הביטוי הראשון של המכתב יהיה פנייה בשם ופטרונימי לאחראי לפיתוח החלק של הפרויקט שמוביל ארגונם. כמובן, לא לשכוח להוסיף את המילה "יקירה". לאחר מכן, בקש לשקול את התנאים המוצעים, לתת רשימה של אותם ולקבל החלטה על האישור.
שלב 3
בחלק האחרון של המכתב, הודיעו על המועד בו יש צורך לבצע את ההסכם ולבצע את התיקונים הנדרשים או לקבל את ההצעה במלואה. לאחר מכן תאריך המכתב, חתימת האחראי ותמלילו בסוגריים.
שלב 4
שים לב כי מכתב האישור יכול להיות המסמך העיקרי המאבטח את תנאי ההסכם המקדים, או מסמך נלווה. המכתב שאליו יצורף פרוטוקול האישור או מסמך אחר בצורת רשימה או רשימה יצטרך להכיל את פריט "נספח". שם ציין את המסמכים המצורפים (שמספרם אותם בעבר) שהוצעו להסכמת הצדדים.
