ברוב הארגונים מאוחסנים מסמכים במשך עשרות שנים. כדי למנוע מהאבטחה שלך ללכת לאיבוד או להתקמט, הגש אותם בתיקיות פלסטיק או לוח. לפני שתעשה זאת, הקפד להקצות מספר משלו לכל חוזה. זה יקל על מציאתו בעת הצורך.
הוראות
שלב 1
כדי למצוא את החוזה המתאים בקלות, הכין ספר הנהלת חשבונות. קח מחברת בריבוע עבה. מספר את הגיליון הראשון. תן מספר לאבטחה ורשום אותו ביומן זה. המספר יכול לכלול רק מספרים, למשל 345. או שיש להם אותיות - 123-ID. בנוסף אליו, הזן את התאריך בו נכרת החוזה. השורה בכתב העת צריכה להיראות כך: 1. חוזה מס '345-מזהה מיום 2011-03-23. בהערות, ציין את מהות העסקה, אם נדרש לפי סגנון התיעוד הארגוני.
שלב 2
כאשר יש יותר מישות משפטית אחת בארגון, הכינו יומן חוזים משלהם לכל אחד. השתמש בסמלים קונבנציונליים לצורך ייעוד. לדוגמה, רשום את המסמכים של LLC "Three Bears" כ- 456-TM. וסמן את החוזים מ- OJSC "זאב וכיפה אדומה" 876-VKSH. המספרים צריכים להיכנס למחברות לפי הסדר, כך שלא יהיה בלבול.
שלב 3
גם אם כל חטיבה בחברה עוסקת בביצוע ואישור מסמכים, צריך להיות ספר חשבונאות אחד של חוזים. אחרת, מספר המסמכים יחזור על עצמו, מה שיביא מחלוקת בפעילות החברה. הורה למזכירה או מנהל המשרד לנהל יומן זה. אל תיתן לעובדים חותם או חתום עם המנכ ל עד שהוקצה לו מספר זיהוי.
