תוצאות הפגישות מחייבות הקלטה תיעודית בצורת פרוטוקולים. בעת ניסוח מסמך זה, חשוב לשקף את עיקר הדיון, ולהציג את הדיון כולו בצורה תמציתית ככל האפשר.
הפרוטוקול נערך לאחר הפגישה על ידי מזכיר האסיפה, שעליו לרשום הערות במהלך הדיון, או לשמור רישום דיקטפון. האפשרות השנייה היא האופטימלית ביותר לפתרון סכסוכים אפשריים.
מבחינה חזותית, המסמך מורכב מהחלקים הבאים:
- מידע כללי;
- סדר היום של הישיבה;
- דיון והחלטות שהתקבלו.
מידע כללי
גוש מידע זה כולל את הכותרת, המיקום (עיר, תאריך, זמן הפגישה), רשימת הנוכחים. כותרת הפגישה היא הכותרת. לדוגמא, ישיבה של קבוצת העבודה בנושאי כוח אדם. גוש התאריך והשעה מציין מידע על הפגישה שהתקיימה ישירות, ולא על תאריך החתימה על הפרוטוקול.
אם האסיפה מתקיימת על ידי מבנה קבוע (ועדה, קבוצת עבודה וכו '), המידע הכללי מציין את שמו המלא של היו ר הקבוע ומזכיר האסיפה.
בעת עריכת רשימת הנוכחים יש לציין את שמות התפקידים ומקומות העבודה של המוזמנים. גוש מידע זה מתחיל במילה "הווה". במקרה שהישיבה קובעת הצבעה, אז הנוכחים בפרוטוקול מחולקים לשתי קבוצות - עם זכות הצבעה וללא זכות לקחת חלק בהצבעה.
פגישת סדר יום
סדר היום של הפגישה מתגבש לפני הפגישה. עם זאת, ישנם יוצאים מן הכלל, למשל - לפגישות דחופות. חסום זה מפרט את נושאי הפגישה מבלי לציין את הדוברים ואת מגבלת הדוחות. גם אם מתכנסת האסיפה לדיון בנושא אחד, היא אינה כלולה בכותרת המסמך, אלא נערכת בצורה של סדר יום.
בהתאם למגבלת הזמן לנאום, ניתן לאשר את סדר היום המוצג באופן אוטומטי או להעלות להצבעה על ידי היו"ר. במקרה זה הדיון מתחיל בשאלת אישור סדר היום של הישיבה. אם אין התנגדויות, בפרוטוקול החלטה כזו מתבססת באופן הבא: "נושא הסכמת סדר היום הועלה להצבעה." להלן תוצאות ההצבעה בצורה: "הצביעו: בעד - (מספר קולות), נגד - לא, נמנעים - לא."
דיון וקבלת החלטות
גוש השאלות הגדול ביותר שמור לשקף את מהלך הדיון. כל נושא שעל סדר היום מוצב בבלוק נפרד, החל מהנוסח מתוך סדר היום. לאחר מכן מהלך הדו"ח, אשר מורכב בצורה הבאה: "האזינו: (שמו המלא של הדובר)". מתמללים מנוסים ממליצים לא לתמלל את הנאומים, אלא להשאיר את המשמעות הכללית, שיכולה לבוא לידי ביטוי בכמה משפטים. אם חשוב לשמור על המשמעות של מרבית הדו"ח, אז אתה יכול לצטט את התיזות של הנאום או את הקטעים מהמצגת בנספח לפרוטוקול, תוך התייחסות אליו בטקסט המסמך.
כך גם לגבי השתקפות מהלך הדיון. אם מספר דוברים מקפידים על אותה נקודת מבט, ניתן לנסח את נאומיהם בצורה הבאה: "דוברים (שמות דוברים מלאים) שתמכו בדעת הדובר".
כתוצאה מכל שאלה, יש לגבש פיתרון. יש להכין זאת מראש בטיוטת ההחלטות או לנסח על ידי משתתפי הפגישה בעצמם במהלך הדיון. ההחלטות מתקבלות בצורה של ניסוחים ספציפיים, אותם יש להציג באופן חד משמעי ומדויק. המשתתפים בפגישה יכולים לקחת בחשבון החלטות על נאומי הסברה גרידא.
אם האסיפה קובעת הצבעה, הדקות שאחרי כל גיליון צריכות להכיל את תוצאותיה: "ההחלטה התקבלה פה אחד", "ההחלטה התקבלה ברוב ההצבעה", "ההחלטה לא התקבלה." יש לציין הערות דומות. במקרים בהם הנושאים מוסרים מהדיון, נדחים לישיבה אחרת או שלא נבחנים בהם עקב היעדרו של דובר.
בסוף הפרוטוקולים חתומים על ידי קצין המנהל והמזכירה ובמידת הצורך מאושרים על ידי חותם הארגון שכינס את הישיבה.
