לעיתים נדרש לערוך פרוטוקולים של פגישה - של בעלי מניות, חברי ה- TSK, ארגון ציבורי או כל אסיפה אחרת של אזרחים. זה יכול להתייחס למגוון נושאים הקשורים לפעילות של ישות משפטית או עמותה ציבורית. לעתים קרובות הוא נוגע לנושאים חיוניים ומאשר את הלגיטימיות של החלטות שמתקבלות שם. פרוטוקול הפגישה הוא מסמך משפטי ולכן חשוב כל כך שהוא נערך כראוי ויבוצע כהלכה.
הוראות
שלב 1
קח דף נייר A4 רגיל, ראש אותו ובחלק המקדים ציין על מה נכתב פרוטוקול זה, באיזו אירוע התכנסו אזרחים או בעלי מניות, ציין את תאריך הפגישה ואת הכתובת בה התקיימה.
שלב 2
ציין את מספר הנוכחים ולא אותו, סמן אם הנתונים ניתנים על פי הרשימה.
שלב 3
הפגישה יכולה להתבצע לפי סדר החקירה המקדימה או באופן אישי, לפעמים משתמשים בטופס משולב, ולכן יש לציין זאת גם בפרוטוקול.
שלב 4
שיקף בפרוטוקול את שם המשפחה, שמו ופטרונים של היו"ר הנבחר ומזכיר האסיפה. ככלל, אם מדובר בפגישה של חברי אגודה שיתופית או אגודה, אז יושבי ראש העמותות הללו אינם יכולים לשמש כיו"ר הישיבה.
שלב 5
ציין את סדר היום שלך עם הנושא הדוחק ביותר. תיעוד הנאומים והוויכוחים בנושא זה מתחיל בכל אחת מנקודותיו. בחר את החלק העיקרי של הדו"ח וההערות, הציג אותם בצורה תמציתית, לא כולל פרשנויות שונות. במידת הצורך ניתן לצרף לפרוטוקול העתק מהדו"ח, שהוקדש לנושא מסוים על סדר היום של הישיבה. כל ההערות והנאומים של המשתתפים בדיון צריכים להופיע עם השמות
שלב 6
רשמו את ההחלטה שהתקבלה בנושא וציינו את סטטיסטיקת ההצבעה לכל נושא: מספרם של אלה שדיברו בעד, נגד, והתנזרו.
שלב 7
שקף בפרוטוקול כי לאחר שהושלם הדיון בסעיפי סדר היום, הוכרזה הישיבה כסגורה.
שלב 8
חתום על הפרוטוקול על ידי היו ר ומזכיר האסיפה והגיש אותה לצמיתות בארכיוני הארגון שלך.
