כדי לשמור על נתונים אישיים של עובדים, ישנם מעסיקים המשתמשים בתיקים אישיים כביכול. על פי סעיף 85 לחוק העבודה, עובדי כוח אדם חייבים לקבל, לאחסן ולשלב מידע על כל עובד. לשם כך, מומלץ להשתמש בתיקים אישיים כאלה. מה סדר הרישום שלהם?
הוראות
שלב 1
ראשית, יש להבהיר כי ניהול התיקים האישיים אינו מסמך חובה לארגונים, אך אם תחליט להשתמש בו, תצטרך להיות מונחה על ידי כללי העבודה המשרדית.
שלב 2
כאשר עובד נשכר, המנהל מבצע הזמנה (הוראות) בטופס מס 'T-1. על בסיס מסמך זה, צור כרטיס אישי לעובד חדש (טופס מס 'T-2).
שלב 3
כדי למלא טופס זה תזדקק למסמכים הבאים: דרכון, פנקס עבודה, תעודת רישום (TIN), תעודת ביטוח, תעודת זהות צבאית (אם קיימת), תעודה או תעודה ומסמכים אחרים, למשל לנהג - א רישיון נהיגה, לבשלנים - ספר רפואי וכו '.
שלב 4
קח העתקים של כל המסמכים הנ ל והגש אותם לתיק אישי לפי סדר כרונולוגי. ארכיון זה מאוחסן במחלקת כוח האדם או במחלקת הנהלת חשבונות, כל שינוי שנעשה רק על ידי אנשים אחראיים. אך זכור כי ספר העבודה אינו נכלל בתיק האישי, עליו להיות מאוחסן בנפרד בכספת או תחת נעילה ומפתח. אנשים אחראיים לבטיחות מסמכים אלה ממונים על פי צו נפרד.
שלב 5
רשום את כל המסמכים במלאי, בצע שינויים בעמודה המיוחדת "קבצים מצורפים". הוא מכיל גם את המספרים הסידוריים של המסמכים, את מספר הגיליונות של כל אחד מהם ואת תאריך הקבלה.
שלב 6
חלק מהמסמכים מהתיק האישי הם שאלון, אוטוביוגרפיה, הסברים בכתב וכל הצהרות. זכרו שהארכיון לא מועבר לעובד עצמו וגם במידת הצורך העובד יכול להסתכל בתיק האישי רק בנוכחות האחראי.
שלב 7
לאחר גיבוש התיק, השלם את עמוד השער. לשם כך, במרכז באמצע, כתוב את המספר הסידורי של ארכיון זה, את שם הארגון, את עמדת העובד, כמו גם את שמו המלא.
