כל מעסיק בתהליך פעילות כלכלית חייב לשמור על תיעוד שונה, כולל כוח אדם. מסמכי עובד נאספים יחד ומהודקים לתיקייה משותפת אחת הנקראת "קובץ אישי". פורמט חשבונאות לעובדים זה הוא אופציונלי, אך עדיין מעודד על ידי רשויות שונות.
הוראות
שלב 1
רשום תיק אישי לעובד מיד לאחר מתן צו ההעסקה. אין צורה אחידה לכך, אז תכננו זאת בעצמכם. הכינו העתק מהדרכון של העובד, תעודת ה- TIN, תעודת פרישת הביטוח ומסמכים אחרים שקיימים, למשל רישיון נהיגה, תעודה רפואית.
שלב 2
על העמוד הראשון להכיל מלאי של כל המסמכים הקיימים במועד ההעסקה ואשר יופיעו בתהליך העבודה, למשל, צו חופשה, כל הסכם נוסף לחוזה עבודה.
שלב 3
במלאי הפנימי ציינו את שמות המסמכים, מספריהם, תאריך ההידור ומספר הגיליון בתיק האישי. סימן, שם המהדר ותאריך ההידור. כדי לפשט את מתן המידע, ערוך מלאי בצורה טבלאית.
שלב 4
לאחר איסוף כל המסמכים, סדר אותם בסדר כרונולוגי, ואז ספר אותם החל מהמלאי (עמוד מס '1). לאחר מכן, סדר את הכריכה של התיק האישי שלך. הקפידו לציין את שם הארגון בהתאם למסמכים המרכיבים, המספר הסידורי של התיק האישי, תאריך ההרכבה. השאר את השדה תחת ציון תאריך התפוגה של חוזה העבודה. כמו כן, לאחר ההפטר תצטרך לציין את מספר העמודים בתיק.
שלב 5
אל תשכח לציין את כותרת המקרה - השם המלא, שם המשפחה והפטרונים של העובד. ניתן גם לכתוב את עמדתו של העובד המועסק. לאחר ההדחה התיק נתפר ומוגש לארכיון.
שלב 6
תיקים אישיים נשמרים על ידי עובד רגיל או אדם אחר הממלא את תפקידו. הגישה לנתונים מוגבלת. אחת לשנה, העובדים צריכים לקבל מידע על התנהלות העסק; עדיף שאחרי היכרות הם יחתמו.
