שמירה על תיעוד מיוחד היא חלק בלתי נפרד ממחלקת כוח האדם בארגון. יחד עם זאת, תיק עובד הוא חובה לכל עובד. בעתיד קבצים אישיים מאוחסנים בתיקיות מיוחדות.
נחוץ
- - מסמכים אישיים של העובד;
- - רשימת מסמכים;
- - תיקיה לתיק אישי.
הוראות
שלב 1
התחל לרשום תיק אישי לעובד מיד לאחר קבלתו לעבודה. אין טופס מאוחד להגשת התיק, כך שתוכל לפתח אותו בעצמך. צרו עותקים של הדרכון של העובד, תעודת ביטוח הפרישה, תעודת ה- TIN ומסמכים אישיים אחרים, במידת הצורך, כמו תעודה רפואית ורישיון נהיגה.
שלב 2
תכנן כיסוי לתיק האישי שלך. ציין את שם הארגון שלך בהתאם למסמכים המרכיבים, הוסף את המספר הסידורי של התיק ואת תאריך הכנתו. ניתן גם לכתוב את משך חוזה העבודה עם העובד. השאר מקום להערות על פיטורים, העברה וכו '. במרכז הכריכה הצב את שם המשפחה, השם הפרטי והפטרונימי של העובד במלואו, תפקידו.
שלב 3
על העמוד הראשון בתיק האישי להכיל מלאי של המסמכים הזמינים של העובד. עדיף לערוך את המלאי בצורה אלקטרונית. הקפידו לכלול את שם העובד המורשה ותאריך המלאי. מידע על המסמכים הזמינים ניתן למקם בצורה של טבלה, תוך ציון מספר כל אחד מהם ורישום ההערות הדרושות. בתחתית המלאי צריכות להיות חתימות של המהדר והעובד שעבורו מתקיים התיק האישי. צרף עותקים של המסמכים הקיימים אחרי הרשימה. לאחר מכן כל המסמכים הקשורים לתהליך העבודה, למשל, צו חופשה, הסכמים על שינויים בחוזה העבודה וכו '.
שלב 4
הגש את הקובץ האישי שלך בתיקיית הארכיון. מסמכים אלה צריכים להישמר על ידי מומחה כוח אדם או מנהל החברה תחת גישה מוגבלת לנתונים. עובדים יכולים לקבל כל אחד מהמסמכים בתיק אישי בהסכמה עם המנהל ותחת קבלה אישית. כאשר עובד מפוטר או מועבר, התיק האישי מועבר לארכיון מיוחד על עובדי החברה לשעבר.
