כל אזרח עובד שעובד על פי חוק העבודה זכאי לחופשה שנתית בתשלום. ככלל העובדים יוצאים לחופשה על פי לוח הזמנים, כלומר לוח הזמנים לחופשה, אותו מגדיר ראש הארגון.
על פי קוד העבודה לוח הזמנים לחופשה הוא מסמך חובה. הוא נערך לכל שנה קלנדרית, שבועיים לפני תחילת השנה. לצורך עריכת מסמך מינהלי זה, ישנם מעסיקים שעורכים סקר בקרב עובדיהם; נעשה שימוש גם בשאלון. המידע שהמינהל רוצה לקבל הוא לספק זמן חופשה, יכולת ללכת לעבודה לפני המתוזמן, לדחוף את התאריך. זה גם חושף את הרצון של העובדים לפרק את החופשה למספר חלקים.
מה ההכרח בתזמון חופשות? העניין הוא שזה סוג של לוח זמנים שנוח גם למנהל וגם לעובד עצמו. לדוגמא, מנהל מתכנן לשלוח עובד למסע עסקים למרחקים ארוכים. הדבר הראשון שהוא צריך לברר הוא האם יש זמן מתוכנן לטיול חופשה. אם הם תואמים, אז יש לו זמן לבחור עובד אחר לטיול ארוך, או פשוט לדבר עם העובד ולברר האם ניתן לדחות את התאריך.
ומה השימוש בעובד עצמו? ככל הנראה, מעטים האנשים שלא מסכימים כי נוח מאוד לדעת את מועד החופשה השנתית. כך שתוכלו לתכנן את החופשה, למשל, להזמין שובר או לקנות כרטיסים לטיול לקרוביכם. גם אם קורה משהו לא מתוכנן בארגון, יהיה די קשה למעסיק שלא לקבל את בקשת החופשה שלכם. אחרת, תוכל לפנות לפיקוח העבודה בכדי לטפל במצב.
למרות העובדה שיש לוח זמנים לחופשה, על המנהל להודיע לעובד בכתב שבועיים לפני תחילת החופשה. העברת המועד מתבצעת רק בהסכמת העובד.
