בעידן הטכנולוגיה הממוחשבת, שותפים מתקשרים יותר ויותר מרחוק, ומעדיפים לא לבזבז זמן על פגישות אישיות ומשא ומתן. לכן, אין זה מפתיע שהתכתבויות בעבודה אינן בעלות חשיבות לא קטנה בחייו של מנהל מודרני. שמירתו נכון היא המשימה של כל עובד במשרד.
הוראות
שלב 1
אם בעבודה עליכם לתקשר עם לקוחות או ספקים, כמובן, לעיתים קרובות עליכם לכתוב מכתבים רשמיים. זה לא קל כמו שזה נראה במבט ראשון: התכתבויות עסקיות טומנות בחובן מלכודות רבות, אותן יש לעקוף בכדי לשמור על המוניטין שלך כשותף מוכשר. אם לא ניתן לעבור קורס לאמנות התכתבות עסקית, פעל לפי הכללים שלהלן.
שלב 2
יש לרשום את המכתב הרשמי. עשו זאת לפני שתתחילו להרכיב אותו והכניסו את המספר למרחב הניתן לו (בדרך כלל בפינה השמאלית העליונה, מתחת לוגו החברה, אם יש כזה). ציין את המוען בפינה השמאלית העליונה. התחל בכותרת, ואז הכניס את שם המשפחה (או שמות משפחה אם האות מיועדת ליותר מאדם אחד). יש לרשום את העמדות לפי סדר היררכי, כלומר. ראשית מגיע, למשל, המנהל, אחר כך סגנו, ואז ראשי השירותים והמחלקות.
תחת שמות הנמען, ציין את הכותרת ואת שם השולח. אל תשכח: במקרה זה אין משתמשים במילת היחס "מ-"; זו אחת הטעויות הנפוצות! לאחר מכן ציין את נושא המכתב ואת התאריך בו הורכב. נושא המכתב צריך להבהיר על מה המסמך הזה ידבר; קבע זאת בצורה ברורה וברורה.
שלב 3
טקסט המכתב מתחיל בערעור. אם היא מופנית לאדם אחד, החל על שם פרטי ובפטרונימיקה או לחלופין על ידי שם משפחה: "מר איבנוב היקר." בשום מקרה אל תאפשר היכרות במכתב, גם אם אתה מכיר אישית את הנמען ונמצא איתו בקשר "על רגל קצרה". זכרו כי מדובר במסמך רשמי, עליו להיות מוגש בארכיון וניתן להשתמש בו בעבודה גם כעבור מספר שנים.
על טקסט המכתב עצמו להיות ברור ומובן. אל תפזרו "מחשבות לאורך העץ", אל תמלאו את המכתב בפרטים מיותרים, אל תצטטו עובדות ידועות. שום דבר לא מעצבן יותר מבזבוז זמן בקריאת מסמך שאת כל המשמעות שלו אפשר להכניס ל -4 משפטים, אבל אתה צריך לקרוא 4 גיליונות. גיבשו את הצעותיכם בקצרה ומובנת, אם אתם זקוקים להסברים, שימו אותם בצורה של קובץ מצורף וצרפו למכתב.
