במהלך הפעילות הכלכלית, מנהיגי החברה מסכמים חוזים רבים ושונים עם ספקים וקונים. על מנת להיות מסוגל לעקוב אחר משך התקנות הללו, ארגונים מסוימים משתמשים במה שמכונה רישומי החוזים. באופן כללי, המושג "רישום" פירושו יומן רישום מסוים של מסמכים נכנסים ויוצאים. כיצד ליצור בסיס נתונים כזה?
הוראות
שלב 1
ראשית, עליך להחליט איזה מידע תרצה לראות ברישום, כלומר להדגיש את הקריטריונים החשובים ביותר בעצמך. לאחר מכן, ביומן שניתן לעשות גם באקסל וגם באמצעות מחברת רגילה (רצוי בפורמט A4), הכינו טבלה.
שלב 2
אם עצרת בשיטה השנייה, אז ערוך תחילה את עמוד השער. כתוב עליו את פרטי הארגון, כלומר INN, KPP, OKATO, כתובת משפטית וראש הארגון. באמצע, כתוב "רישום החוזים ל (ציין את התקופה)".
שלב 3
לאחר מכן, על הגיליון הבא, הכינו טבלה המורכבת משש עמודות. בעמודה הראשונה ציין את מספר החוזה שנחתם עם הצד שכנגד, בשני - מועד המסמך המשפטי הרגולטורי, ובשלישי - מועד פקיעתו.
שלב 4
לאחר מכן ציין את שם הצד שכנגד, הקבלן ונושא החוזה, למשל, פיתוח תוכניות הנהלת חשבונות. באופן אופציונלי תוכלו לציין את סכום החוזה, האם יש הסכם נוסף ותנאים אחרים. ככלל, חוזים נערכים בסדר כרונולוגי. לאחר תום התקופה רצוי להבהב, למספר ולחתום על המסמך עם ראש הארגון. לאחר מכן, העבירו את הרישום לארכיון.
שלב 5
כמו כן, כדי להרכיב רישומים ניתן להשתמש בתוכנית שפותחה במיוחד, המכונה "רישום החוזים". זה מאפשר לך לעקוב אחר תשלומים במסגרת חוזים, את תאריך התפוגה של מסמכים אלה, כמו גם לשמור תיעוד של הסכומים ששולמו. התוכנית מייצרת באופן אוטומטי רשימות, אשר לאחר תום התקופה תוכלו להדפיס על נייר.
שלב 6
ניתן לעצור בשיטה השלישית, כלומר באמצעות תוכנית Excel. העמודות בטבלה יכולות להכיל תוכן משוער, כמו בעת השימוש בשיטה הראשונה. בתום התקופה הדפיסו את המרשם והעניקו אותו לחשבונאי הראשי לחתימה.
