לחברות מסוימות יש תיעוד במשך עשרות שנים. כדי למנוע מניירות חשובים להתקמט או לאיבוד, יש להגיש אותם לתיקיות עשויות קרטון קשיח או פלסטיק. תן לכל חוזה מספר נפרד לזיהוי.
הוראות
שלב 1
כדי להקל על מציאת החוזה הרצוי, שמור ספר רשומות. תן למסמך מספר והזן אותו ביומן זה. בנוסף למספר, הזן את תאריך ההתקשרות. הרישום בכתב העת צריך להיראות כך: 1. חוזה מס '123TP מיום 22.02.2011. בהערות תוכלו לציין את מהות החוזה, כשנדרש לפי סגנון התיעוד הארגוני.
שלב 2
אם ישנם כמה ישויות משפטיות בחברה, צור ספר חוזים נפרד לכל אחד מהם. השתמש בסמלים קונבנציונליים בסימון שלך. לדוגמה, רשמו את החוזים של מאשה ובארס OJSC כ- 123MM. וסמן את ניירות הערך מ- ZAO "שלושה חזירים קטנים" באמצעות 123TP. הקצה את המספרים על מנת למנוע בלבול.
שלב 3
כאשר ההסכם עבר את כל האישורים, עליהם חתמו המנהלים הכלליים של שני הצדדים, הונחו חותמות, ניתן להגישו בתיקיה. בחר תיקיות עם כריכה קשה - הן יבטיחו את בטיחות המסמכים. כל יישות משפטית זקוקה לתיקיה משלה.
שלב 4
לפני הסדינים. קח אגרוף וחור באגרופים חדשים. הכנס את המסמך לתיקיה ואבטח אותו באנטנות מיוחדות. הפרד חוזה זה מזה עם דף A4 ריק.
שלב 5
ניתן גם להגיש חוזים בדרך אחרת. זה ידרוש קבצים שקופים. מניחים כל מסמך בקובץ נפרד ומצמידים אותו בתיקיה.
שלב 6
אל תאחסן יותר מדי חוזים בתיקייה אחת - הם עלולים להתקמט. התיקיה צריכה להיות קלה לסגירה, גיליונות בודדים לא צריכים להידבק.
שלב 7
לאחסון תיקיות עם חוזים, יש מדף נפרד בארון. בתיקיה, כתוב את השנה ואת הישות המשפטית שבבעלות המסמכים. זה יאפשר לך למצוא במהירות את הניירות הנכונים במידת הצורך.
שלב 8
אין צורך לשמור תיקיות עם חוזים מלפני שלוש שנים בכל עת. סדר אותם בקופסאות קרטון, תוך חתימה על השנה ועל הישות המשפטית שלשמה מונפקים המסמכים. שלח את הקופסאות למחסן. בחר מקום יבש לאחסון. לחות מזיקה לנייר.
