אחסון נכון של מסמכים הוא מרכיב חשוב בעבודה משרדית. לפני שליחת העיתונים לארכיון, יש להבהב אותם. לשם כך, עליך לדעת את הכללים הבסיסיים בארכיון תיקים.
זה הכרחי
- - סמל;
- - מחט;
- - חוט קשה;
- - דבק.
הוראות
שלב 1
מספר את כל הסדינים בעזרת עפרון עופרת שחור. המספר ממוקם בפינה הימנית העליונה. מקם את המסמכים בסדר כרונולוגי, החל מהעתיק ביותר. אם יש מעטפות עם מסמכים מצורפים, עליכם למספר את המעטפה ואז כל מסמך בה.
שלב 2
הסר את כל מהדקי הנייר וחלקי מתכת אחרים. אם למסמך שלך אין שוליים להגשה, הדבק אליו פיסת נייר. הכן את כל הניירות לתפירה על ידי ביסוס ארבעת הפנצ'רים והנח אותם בכיסוי הקרטון.
שלב 3
יש להדק את חבילות המסמכים בעזרת מהדק, לנקב אותו באמצעות סמל או לקדוח אותו עם מכשיר מיוחד לתפירת מסמכים. מבלי להסיר את המהדקים, תפור את הניירות בעזרת מחט ארוכה באמצעות חוט גס, חוט או סרט.
שלב 4
לתפירה נכונה, יש צורך להעביר את המחט מהצד האחורי לתוך החור שהוא השני ברציפות, להעביר את המחט לאורך הצד האחורי ולחזור שוב לחור השני. לאחר מכן יש להוציא את המחט לצד הקדמי ולתפור את החור השני, אך כבר מלמעלה. החוט נשלף מאחור ושני קצוותיו קבועים כך שניתן לאטום את זנבות החוט בנייר (נייר מעקב).
שלב 5
חותמת הארגון מונחת על הנייר המודבק לחוטים, וגם גורמים רשמיים (מנהל, רואה חשבון ראשי) חותמים. על כריכת הקרטון מודבק מלאי של מסמכים המוגש בצרור. עליו לציין את שם הארגון ואת היחידה המבנית שלו, לשים את התאריך, לציין את תקופת האחסון של המסמכים ואת קוד הארכיון, אם הוא מאומץ בארגון שלך.
