תחום ענק ונפרד בעבודות ארכיוניות נחשב לשאלות המתייחסות להכנת מסמכים למסירתם לארכיון הארגון. לכן מגיע להם תשומת לב רצינית, שכן בשלב זה של עבודה עם מסמכים נעשות לעתים קרובות טעויות מתודולוגיות ומעשיות שונות, אשר בעתיד עשויות לגרום לתוצאות שליליות בעבודת הארכיון.
הוראות
שלב 1
כל העבודות הקשורות להעברת מסמכים לארכיון, כולל ניירות כוח אדם, מחולקות בדרך כלל לשלבים הבאים: - ראשית כל, יש צורך לבצע גיבוש מסמכים בהפקה הנוכחית ולאחר סיומה;
- לאחר היווצרותם של התיקים, יש לערוך אותם בהתאם לכל הכללים שנקבעו;
ואז לערוך בדיקת ערך ולהתכונן לאחסון ארכיוני;
- לערוך מלאי של כל המסמכים שהועברו לארכיון הארגון;
בשלב האחרון להעביר את הניירות הרשמיים לארכיון הארגון.
שלב 2
ראשית, עליך לבצע היווצרות נכונה של מסמכים הקשורים לאנשי כוח אדם במתחמים מסוימים, כלומר במקרים. בתיקיות מיוחדות, יש ליצור מסמכים רשמיים כאלה כהזמנות להיבטים שונים בפעילות עובדי החברה, לאנשי כוח אדם, אשר מסגרות זמן שונות מוקצות לאחסונם. שלב זה חייב להתבצע מכיוון שחלק מההזמנות המתייחסות לכוח אדם מוקדש אך ורק לנושאים תקפים המשפיעים על מקום העבודה, כמו גם על בונוסים לעובדים ועוברים לתפקיד עבודה. יש לאחסן סוג נייר זה בארכיון המיזם במשך שבעים וחמש שנים לפחות. יחד עם זאת, מרבית ההזמנות המתייחסות להרכב האישי, משקפות את הנושאים התפעוליים של עובדי החברה: הזמנות לנסיעות עסקים, בתורנות, חופשות וכו '. יש לשמור מסמכים כאלה במשך חמש שנים. לנוחות השימוש בחיפוש והקלה בעבודה במקרים שונים, יש ליצור עבודות של תקופה של חמש שנים ותקופה של שבעים וחמש שנים.
שלב 3
יש צורך ליצור בצורה נכונה את החשבונות האישיים של עובדי הארגון ושל כל העובדים, המתייחסים לנתוני שכר בסדר אלפביתי לחלוטין. יש לסדר את כל הניירות בתיקיות אישיות בסדר כרונולוגי בלבד על פי תאריך קבלתן. כמו כן, נדרש כי כל הניירות הנמצאים בתיקיה יערכו מלאי ארכיוני המכיל פרטים כגון: - שם העיתון;
- מספר סידורי של הנייר הכלול במלאי;
- מספר הגיליונות במסמך;
- תאריך ומספר המסמך (במידת הצורך);
- תיעוד מסכם של מספר גיליונות הנייר הכלולים בתיק האישי;
- הערה.
