העברת כל המסמכים לארכיון מוסדרת בחוק הפדרלי מס '125-F3 "לענייני ארכיונים בפדרציה הרוסית". יש להכין, לתאר, להגיש ולמספר את המסמכים. יש לעשות זאת תוך 12 חודשים מיום סגירת התיק.
נחוץ
- - תיקיה;
- - קלסר;
- - עיפרון פשוט;
- - מלאי תיעודי;
- - העברת מלאי.
הוראות
שלב 1
כדי להעביר מסמכים לארכיון, סדר אותם לפי הסדר. על סדר הקינון להיות בסדר כרונולוגי. לדוגמא, אם אתה מפנה לתיק פלילי, אז העמוד הראשון יהיה העתק של צו בית המשפט, השני יהיה ההחלטה המקדמית, ולהלן חקירת התיק, החל מהשלמתו. אם אתה מעביר מסמכים ממחלקת כוח האדם לארכיון, אז הגיליון הראשון הוא בקשה לפיטורים, השני הוא צו פיטורים, השלישי הוא כל המסמכים לפי תאריך מהסוף.
שלב 2
מספר את כל הגיליונות החל מהמספר אחד לפי סדר הפריסה. בצע את המספור בעיפרון פשוט, אך בבירור. ערכו מלאי של המסמכים, בסוף כתבו כמה מספרים ודפים קיבלתם, שימו את החתימה שלכם, תאריך כניסה של המלאי, חותם הארגון, חתימת הראש.
שלב 3
מהדקים את כל הסדינים עם קלסר, מצמידים מלאי מעל. בתיקיה, שים את קוד האות לפי שם המשפחה של האזרח שבאמצעותו אתה מעביר את התיק ואת שנת העברת המסמכים לארכיון. השנה צריכה להיות זהה בה הסתיים התיק.
שלב 4
הכינו תיקיה נפרדת לכל מקרה, או הכניסו את כל התיקים לשנה אחת לתיקייה גדולה אחת והכינו כתובת כללית על הקוד וקוד האותיות, כלומר, רק המקרים של אותם אזרחים ששמם האחרון מתחיל באותה אות יכולים להכניס לתיקיה אחת. אך אם אתה משלים מספר מסמכים בתיקיה גדולה אחת, מספר הגיליונות הנפוצים לא צריך להיות יותר מ -250.
שלב 5
לפני העברת תיקים לארכיון, ערוך מלאי העברות. העמודה הראשונה במלאי מיועדת להזנת המספרים הסידוריים של כל המקרים, השנייה לאינדקסים במינוח. בעמודה השלישית, הזן את שם כל הכותרות, ברביעי - תאריך ההעברה, בחמישי - מספר הגיליונות, בשישי - תקופות האחסון שנקבעו לתיק בארכיון, בעמודה השביעית, הזן את כל התוספות וההערות. לרוב, העמודה השביעית ממולאת אם מסיבות כלשהן חסרים גיליונות במסמכים, או אם הזנתם אותם באופן שגוי למלאי התיעודי וביצעתם שינויים.
